5 шагов от хаоса к порядку во входящих

5-shagov-ot-haosa-k-poryadku-vo-vhodyashchih

 

Как сделать так, чтобы поступающая информация не превращалась в хаос, а выстраивалась понятными и удобными списками? Как не забыть о важном и успеть главное? Ключевые вопросы для тех, кто работает над личной эффективностью.

В статье я расскажу вам, как собрать все свои задачи, мысли, идеи и любую полезную информацию вместе и научиться управлять этим потоком.

В управлении информационным потоком можно выделить 3 этапа:

  1. сбор полезной и важной для нас информации;
  2. обработка или ответ на вопрос: что необходимо с этой информацией делать?
  3. организовать ее хранение

Эти три этапа — основа любой системы управления делами.
Первая трудность тех, кто выстраивает свою систему управления задачами, состоит в том, что у них отсутствует система сбора и фиксации входящей информации.

Для очень многих самая сложная задача — системно и регулярно собирать свои задачи и полезности.

Сегодня разберем первый этап по работе с информацией — как организовать систему по сбору входящих.

Для начала определимся, что
“Входящие” — это

  • любая поступившая информация(мысли, идеи, задачи, поручения, электронные письма,файлы и т.д)
  • любая вещь не на своем месте(бумажные документы, книги, фото, ручки и т.д)

1.Определите источники входящей информации

Условно источники информации можно разделить на 4 категории:

  • электронная почта
  • интернет-файлы и другие электронные файлы
  • печатные издания и бумажные документы, иные физические предметы
  • человек и его окружение

Составьте список своих источников получения информации по категориям. Удобно это выполнять в виде ментальных карт или майндмэпа. Я пользуюсь сервисом XMind. Не менее удобно будет использование и Excel таблицы.

Например, это может выглядеть так:

istochniki-vhodyashchej-informacii

Обращаю ваше внимание, что если у вас несколько адресов почты, то указывайте все. Если у вас 3 флешки и 1 диск, то укажите их в схеме. Например, флешка1, флешка2… или еще как-нибудь.

На схеме выше приведен лишь пример. В большинстве случаев название и количество источников будет совпадать, но и то же время у каждого из нас свои особенности. Укажите их!

Составляя список не впадайте в перфекционизм, запишите ровно столько источников, сколько вы вспомнили в данный момент. Спустя время у вас всегда есть возможность дополнить список и внести изменения в свою систему сбора информации.

2.Укажите типы входящей информации

По каждому источнику укажите, что является “информацией” в этом случае.

В нашем примере, это может выглядеть так:

istochniki-i-tipy-vhodyashchej-informacii

3. Создайте отдельные накопители (инбоксы) для каждой категории

Накопитель (инбокс или корзинка для входящих) — временное хранилище вашей информации.

Задача этого инструмента — собирать и накапливать поступающие данные до тех пор, пока вы не решите, что с ними делать дальше. Другими словами, это “ловушки” для полезной информации.

Для каждого источника информации нужно организовать отдельный инбокс. Накопителей в каждом источнике может быть несколько. Однако не переусердствуйте! Количество инбоксов в вашей системе должно быть столько, чтобы было удобно ими управлять и собирать информацию.

inboksy-dlya-vhodyashchih

Остановимся подробнее на каждом источнике и его накопителе.

inboksy-dlya-vhodyashchih-v-pochte

Электронная почта поступает в нашем примере по 3 e-mail адресам. Автоматически в каждом почтовом приложении все письма попадают в папку “Входящие”. Это и будет нашим накопителем для электронных писем. В случае с электронной почтой можно сократить количество входящих корзинок, настроив синхронизацию аккаунтов. И вместо 4 инбоксов у нас получится один, что значительно повысить нашу продуктивность. Информацию о том, как настроить синхронизацию можно легко найти в интернете.

inboksy-dlya-vhodyashchih-zadach

Переходим к источнику “Человек и окружение”. В этом случае наша задача -это создать “ловушку” для такой информации как наши мысли и идеи, задачи и поручения и прочая полезная информация, полученная в результате коммуникации с другими людьми. Для сбора такого рода информации, ее необходимо записать: на бумагу или диктофон. Следовательно роль инбокса может выполнять простой блокнот.

 

В случае, если вам нравится вести свои дела в электронном варианте, то создаем отдельную папку “Входящие” в том электронном приложении, который вы используете ( Wunderlist, Todoist и др). Во многих электронных приложениях папка “Входящие” также создана автоматически. Можно вести записи входящей информации и в блокноте, и в приложении. Не заводите только десяток различных блокнотов и тетрадей и множество приложение.

 

Выбираем только один блокнот и только одно приложение. Иначе управлять вашими записями будет невозможно или слишком затратно.

 

 

Если удобно делать голосовые записи то используем в качестве инбокса диктофон.

inboksy-dlya-vhodyashchih-internet-fajlov

Для печатных, бумажных документов, а также мелких предметов используем физический инбокс. Это может быть любая коробка, корзинка, контейнер, т.е любая емкость, куда удобно положить бумаги и мелкие вещи. Важно, чтобы такие корзины располагались в основных местах вашего нахождения. Обычно достаточно одну корзинку завести дома, вторую — в офисе и третью- в машине (если имеется).

 

inboksy-dlya-vhodyashchih-zadachФлешки, диски и фотокамера являются одновременно источником и накопителем информации.

Смартфон тоже совмещает в себе функции и источника информации и его накопителя. Скачанная информация в смартфоне помещается в папку “Мои файлы”, созданную на устройстве автоматически.
Скачивание файлов из интернета на компьютере настроено автоматически в папку “Загрузки”(Download). Для удобства можно ее переименовать “Входящие” и ярлык папки установить на рабочий стол компьютера. Это удобно для сбора других файлов в вашем копьютере, по которым вы еще не приняли решения, что с ними делать дальше.

Закладки в браузере автоматически хранятся в диспетчере закладок. Однако если вы используете несколько браузеров (Google Chrome, Yandex, BrowserOpera и др), то возможно пригодится сервис или приложение по сохранению закладок ( Pocket, Feedly и др).

Также собранные данные по источникам входящих можно в виде таблицы:

inboksy-dlya-vhodyashchih-v-tablice

4. Внедрите техники сбора информации

  • Сбор информации проводим без оценки полезности и необходимости того, что собираем.
  • Используем правило: если есть сомнения по поводу ценности информации, все равно ее ложим в инбокс.
  • Вводим привычку складывать входящую информацию в инбокс сразу же, не откладывая на потом.
  • Обеспечиваем доступность инбоксов:
    — заводим привычку носить с собой блокнот с ручкой или диктофон;
    — физические инбоксы расставляем в местах, где больше всего проводим время или на пути движения в помещении.

5. Условие эффективного сбора информации

  • обходитесь минимумом количеством емкостей для сбора информации, чтобы не возникали сложности с ее системной обработкой;
  • регулярно освобождайте корзины для входящей информации. Если не обрабатывать собранную информацию, то инбоксы превратятся в хранилище беспорядочно наваленного хлама;
  • ваши инбоксы должны быть доступны для вас в любом контексте, так как полезная информация приходит где угодно и когда угодно.

Подведем итоги. Если вы не просто прочитали эту статью, а старательно выполняли выполняли задания, то:

  • определились со своими источниками информации;
  • организовали для каждого информационного потока отдельную корзину или инбокс.

Теперь ваша задача — направлять ваши входящие в соответствующие инбоксы.

Скоро разберем как действовать дальше и как “опустошать” наши инбоксы, а также эффективно организовать систему хранения информации.

Понравился материал – не забудь внедрить в течение 72 часов от текущего момента!

И это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Буду рада вашим комментариям!

Понравилась статья — ставьте лайк и делитесь с друзьями!

Подписывайтесь на рассылку новых, полезных статей блога!

Комментарии:

Leave a Comment