7 простых советов повышения эффективности при работе с почтой

7 prostyh sovetov povysheniya ehffektivnosti pri rabote s pochtoj

Как часто вам приходят письма на электронную почту? Каждый день вы пытаетесь разгрести гору поступающей информации, отвлекаетесь на уведомления во время работы, но меньше непрочитанных сообщений не становится. Этот снежный ком увеличивается день ото дня и вместе с ним растет раздражительность, нервозность от страха пропустить важную информацию и как следствие  — снижается ваша продуктивность.

В этой статье я хочу поделиться с вами конкретными советами повышения эффективности при работе с электронной почтой, расскажу о том,  как сохранять контроль над информацией, поступающей к вам.

Итак, 7 простых советов для повышений вашей продуктивности при работе с электронной почтой.

1. Проверка электронной почты по расписанию

Уверенна, что почти каждый из нас проверяет свою электронную почту чаще, чем это требуется на самом деле. Мы находимся в плену мифа о том, что необходимо всегда быть на связи и реагировать на поступающую информацию мгновенно. Более того, многие из нас отмечают в таком поведении человека такие качества, как оперативность и эффективность. Однако, как известно, прерывания в работе ведут к снижению внимания и стрессу.

Поэтому первый совет для эффективной работы с электронными сообщениями — проверка почты по расписанию.

Большинству людей достаточно проверять свой ящик 2 раза в день. В зависимости от специфики вашей работы, рода деятельности возможны варианты с разной частотой проверки электронного ящика.

Главное четко определиться, сколько раз в день и в какое время, вы хотите проверять почту и четко следовать этому расписанию.

Я проверяю свою почту 2 раза в день: в начале и в конце рабочего дня.

2. Правило «пустого Inbox»

Основная идея этого правила заключается в том, что Inbox или,  другими словами, папка «Входящие» вашего электронного ящика должна оставаться пустой после каждой сессии обработки электронной почты.

Папка «Входящие» предназначена только для временного хранения непрочитанных сообщений. При каждой проверке почты вам необходимо принять решение, что нужно делать с каждым поступившим сообщением.

Подробнее о процессе обработки почты читайте далее в совете 4.

3. Правило «2 минут»

Это правило очень простое: если ответ на сообщение займет меньше 2 минут, то отвечайте на это письмо сразу же.

Правило «2 минут» при работе с электронной почтой заимствовано из методики GTD Дэвида Аллена, применяемая при управлении задачами. Об этом можно прочитать тут.

Ценность этого правила заключается в том, что оно способствует существенному приросту производительности: времени уходит на работу с таким типом сообщений не на много больше, чем ежели мы отложим работу с данным письмом на потом, перекладывая его из папки в папку, затрачивая время на его повторное открытие и чтение.

Вообще, правило «2 минут» — условное, это может быть и 3 минуты и 5. Главное уметь отличать те сообщения, ответ по которым лучше не откладывать, ибо в последствии они займут у нас гораздо больше времени и энергии.

4. Обработка входящих писем по алгоритму GTD

Основная наша цель при обработке почты — свести к нулю количество писем в папке «Входящие». Обратите внимание «обработать» — не значит «прочитать». Обработка почты заключается в том, чтобы принять решение, что необходимо сделать с каждым сообщением.

Для начала создадим в электронном ящике три папки:

  • подготовить ответ
  • ожидающие
  • архив

Папка «Подготовить ответ» предназначена для писем, ответ на которые требует более 2 минут.
Папка «Ожидающие» — для писем, ответ на которые вы ожидаете от других.
Папка «Архив» — для прочитанных писем, доступ к которым вам может потребоваться в будущем.

Теперь обработка папки входящих писем сводится к быстрому просмотру каждого письма и принятию решения о том, что следует с ним делать в соответствии с диаграммой.

process obrabotki ehlektronnoj pochty

Процесс обработки электронных сообщений также позаимствован из системы GTD.

Как видно из диаграммы, в процессе обработки сообщений применяется и правило пустого инбокса (совет 2), и правило 2 минут (совет 3).

При обработке почты используем следующие правила:

  • письма просматриваем по-порядку;
  • открытое письмо не оставляем в папке входящих, а перемещаем в соответствии с диаграммой;
  • письма просматриваем бегло, не более 30 секунд

Когда папка входящих писем опустеет, то можно переходить к более внимательной работе с письмами, содержащимися в папке «Подготовить ответ» и «Ожидающие».

Работа с папкой «Ожидающие»

  • Просматривайте письма не реже 1-2 раз в неделю.
  • Если вам не поступил ответ на ваше письмо в течение 24-48 часов и более, можно подготовить напоминание.
  • Если вы получили ответ на свое письмо, то письмо удаляем из папки «Ожидающие» и направляем его в папку «Архив».

Работа с папкой «Подготовить ответ»

  • Письмо, содержащееся в этой папке, требует от нас конкретных действий, поэтому желательно их превратить в задачи или проекты для выполнения.
  • Для этого каждое письмо из папки «Подготовить ответ» прочитываем внимательно и определяем конкретные действия или задачи, исходя из информации, содержащейся в письме.
  • Затем помещаем сформулированные задачи в ваш ежедневник, органайзер, планировщик или простой  список дел.
  • После выполнения поставленной задачи, письмо перемещаем в папку Архив.

5. Настройка фильтров электронного ящика

Если вы ежедневно получаете большое количество писем, то советую использовать ресурсы почтового клиента.

Фильтры предназначены для автоматической обработки почтовых сообщений. Существует возможность создания большого разнообразия фильтров, которые существенно облегчат процесс обработки почты.

Ниже предложена программа минимум создания фильтров для автоматической обработки почты.

Применяйте фильтры для:

  • писем, которые не являются спамом, но вы их не читаете и удаляете вручную (оповещения соцсетей, интернет-магазинов и пр). Помечайте их прочитанными и перемещайте в корзину.
  • письма, которые не являются срочными, важными и прочитать их можно в любое удобное время (рассылки, которые вы читает ///от рассылок, которые вы не читаете отписываетесь). Помечайте прочитанными и перемещайте в папку «Для просмотра» (предварительно создав ее в электронном ящике).

Предложенные фильтры значительно уменьшат поток писем в папке «Входящие», сократят время на обработку почту, и тоже время сохраняет интересную для вас информацию, ознакомиться с которой можно в удобное время.

6. Обработка почты с разных адресов в одном аккаунте

Если у вас несколько электронных ящиков, то процесс обработки почты занимает значительное время. Возможно оптимизировать затраченные усилия и время на обработку каждого электронного ящика путем настойки одного из ваших почтовых аккаунтов на сбор почты с других электронных адресов.

7. Электронный ящик — средство связи, а не список дел

Часто письма, требующие от вас конкретных действий, остаются в вашем ящике как напоминание о том, что необходимо сделать.

Такие действия постепенно формируют у нас предпочтение использовать почту в качестве таск-менеджера и хранить все задачи в почте, не взирая на то, что почтовые клиенты мало приспособлены для этого. Это приводит к тому, что задачи, которые необходимо выполнить, смешиваются с другими письмами, тем самым размывая фокус на делах. К тому же, информация в письме не всегда содержит действия или задачу, что приводит к перечитыванию сообщения и повторному принятию решения о том, что необходимо с ним сделать.

Поэтому не используйте почтовые клиенты как списки дел, а вносите задачу из письма в свой календарь, бумажный ежедневник, to-do лист в виде простого бумажного листа или текстового документа, электронный органайзер.

Совмещайте процесс обработки почты с постановкой задач. Обрабатывая почту, заносите информацию с писем в свой список дел. Затем перемещайте обработанное сообщение в архив.

Таким образом, вы освобождаете папку «Входящие», задачу фиксируете в своей планировщике и оставляете письмо в архиве, сохраняя доступ к нему на случай необходимости.

Вот такие простые советы по работе с электронной почтой, применяемые на практике, значительно повысят вашу продуктивность, освободят от перегруза и помогут установить контроль за информационным потоком.

Безусловно, потребуется затратить определенные усилия для тренировки предложенных навыков по работе с почтой и будет возникать соблазн вернуться на круги своя, потонуть в пучине писем.

Не дайте возможности старым привычкам повлиять на вашу продуктивность! Дисциплинируйте себя и все получится!

Не откладывай реализацию прочитанного сейчас на потом.

Начни применять эти советы уже сегодня и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Комментарии:

Leave a Comment