7 шагов к созданию правильного списка дел на день

7-shagov-k-sozdaniyu-pravilnogo-spiska-del

Часто люди начинают планировать свой день и …. перестают. Почему?

Разбираться, почему не работают методики личной эффективности и тайм-менеджмента у большинства начинающих начнем с малого, с самого элементарного — с построения списка дел на день.

В этой статье я предлагаю подробно разобрать самый простой на первый взгляд инструмент повышения эффективности использования своего времени — список дел на день.

Уверена пока четко не отработан алгоритм построения одного дня, сложно планировать неделю.

Как я живу день, так я живу жизнь

Известен интересный исторический случай, произошедший в сталелитейной компании «Bethlehem Steel Company». Компания решила повысить производительность своих сотрудников и всему руководящему составу, включая начальников отделов, было поручено составлять в конце рабочего дня список дел на завтра и строго следовать ему. Через три месяца результат всех удивил — работники стали лучше выполнять свои обязанности и повысили объемы.

Если вы только сейчас осознали необходимость начать создавать список ваших дел на день, то выберите самой простой инструмент- лист и ручку. Если у вас имеется некоторый опыт управления делами, то можно использовать любое электронное приложение. В любом случае, выбирайте любой инструмент, который лучше всего отвечает вашим привычкам и ритму жизни.

Впереди всего семь простых шагов, которые вам помогут создать работающий список дел на день и ответят на вопрос: почему раньше у вас это сделать не получалось?

1.Сбор входящей информации

Вспомните, где у вас хранятся подсказки о ваших делах, которые нужно сделать?
Возможно ваши ответы будут такими:

  • блокнот или ежедневник;
  • стикеры на мониторе;
  • прочие листочки на столе или сумке и т.д

Список всех невыполненных дел, обязательств, полезной информации и прочего будем называть «входящим». А место, в котором хранятся входящие мы будем называть «Входящие» или «Inbox». Другими словами «Входящие» — это список всего, что ждет от нас решения и включает в себя как личные дела , так и рабочие.

Задача первого шага  выработать привычку немедленно фиксировать письменно входящую информацию и складывать ее в свой inbox.  А все ваше многообразие inbox (блокнотики, стикеры, записочки, листочки) свести к минимуму. Подробнее о входящих корзинках или inbox можно прочитать тут.

А сейчас выпишите на лист отдельными строчками все дела, которые всплывают в вашей памяти на данный момент в той формулировке как вам привычно. Выписали?  Отлично, данный лист и будет являться вашим  inbox. По мере возникновения новых дел, идей, мыслей и прочего выгружайте их именно в этот список.

Скорее всего этот список будет мало похож на список задач, но это будет первый шаг на пути  к управлению своим днем.

2. Правильная формулировка задач

Ответьте на вопрос: какую задачу вы выполните первой- срочную или важную?
А теперь проверьте свой ответ. Правильный ответ на поставленный выше вопрос — вы выполните первой понятную задачу.
Именно поэтому важно правильно формулировать задачу. Что это означает?

Правильно сформулированная задача должна отвечать следующим критериям:

  1. формулировка задачи должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и начинаться с глагола
    Например, позвонить, написать и т.д
  2. в формулировке задачи должен содержаться результат ее выполнения. Например, не ставим задачу — «зайти в турагенство», ставим задачу — «выбрать тур для отпуска».
  3. лаконичная форма задачи, т.е объем знаков в формулировке должен быть не более 50-80 знаков.
  4. выполнение задачи должно занимать не более 30 минут ( в отдельных случаях допускается до 1 часа)
  5. формулировка задачи должна совпадать с действием по ее выполнению. Например, если для задачи «позвонить Маше» требуется взять телефон, набрать номер Маши и ждать ответа, то задача сформулирована верно. Если для выполнения задачи «позвонить Маше» требуется сначала «спросит ее номер телефона у Сережи», то в список задач нужно писать последнее.

А теперь из вашего списка «Входящие» возьмите первое дело и выразите его так, чтобы  формулировка соответствовала 5 критериям, обозначенных выше.

3.Единый список дел

На этом шаге поочередно проводим обработку дел из списка «Входящие», используя 5 критериев правильной формулировки задачи. В результате получаем список задач на день.

Обработка входящих и формулировка задач по 5-ти критериальной системе необходимо делать ежедневно. Как правило, это занимает не более 15-20 минут.

Список дел на день должен быть единым. Не делим списки задач на личные и рабочие. Все пишем в одном списке.

Список должен быть единым, единственным и  всегда на виду, тогда вы точно ничего не забудете.

4.Не превращайте проекты в задачи

Проект — это дело, состоящее из более, чем  одна,задач, длительностью до 30 минут.

Например, построить дом — это проект, так как достичь такого результата за одно действие за 30 минут невозможно.

Дробим такие дела на задачи длительностью не более 30 минут.

Список дел на день должен содержать только задачи, а не проекты. Внимательно просмотрите свой список дел. Если заметили, что ряд задач слишком трудоемки и времязатратны, скорее всего это — проекты. Дробим такие дела на более мелкие задачи до тех пор, пока выполнение задачи займет не более 30 минут.

Такой процесс дробления большой задачи на боле мелкие в тайм-менеджменте называют «резать слона на кусочки». Подробнее об этом можно прочитать тут.

5.Не планируй слишком много

Не ставьте в список на день больше 8-10 задач.
Очень часто мы переоцениваем то, что мы можем сделать за день. Это добавляет негатив в нашу жизнь и приводит к разочарованию в пользе планирования.

Запланированные задачи на день должны составлять не более 60 % рабочего времени. остальные 40 % заполнят непредвиденные ситуации. Такой подход позволит сделать план дня более гибким и снимет  напряженность.

6.Начни сначала

Даже если попытка вести список дел не увенчалась успехом, начать сначала можно в любой момент.

В этом случае, когда мы срываемся со своей системы, то расстраиваемся и думаем, что эта система не для нас, что это не для меня.

Важно понимать, что можно начать заново в любой момент.

7.Искореняйте прокастинацию

Есть задачи, которые мы не делаем день за днем. Правильно сформулированная задача не дает повода к прокастинации.

Если ваша задача не выполняется от 3 и более дней, то

  • такие задачи будет полезно переформулировать.
  • взять и разбить на еще более мелкие задачи.

Если вы выполнили задания и рекомендации предложенных семи шагов, то сейчас перед вами — рабочий список задач на день. теперь вы точно знаете, что нужно делать именно сегодня! Теперь главное — четко следовать плану!

Этот материал можно использовать как инструкцию к применению. Если вы хотите управлять своим днем, то выполняйте предложенный алгоритм ежедневно в течение одного месяца, уверенна, что результат такой работы вам очень удивит и понравится.

«Один из секретов того, как успеть сделать больше, – составлять список дел на каждый день, иметь его перед глазами и руководствоваться им»          Жан де Лафонтен

Если эта статья вам помогла, буду рада комментариям. Делитесь статьей с друзьями и подписывайтесь на рассылку блога!

Успехов и высокой продуктивности!

Комментарии:

Leave a Comment