Система GTD: пошаговое руководство.Обработка информации

gtd sistema2 шаг. Обработка входящей информации. Опустошение «корзины»

Цель 2 шага: рассортировать входящую информацию по категориям, опустошив содержимое всех ваших «корзинок».

 

Обработку входящей информации осуществляем, следуя диаграмме рабочего процесса.

Диаграмма рабочего процесса

27633_600

 

Придерживаемся в процессе обработки следующих правил:

  • обрабатывайте проблемы по порядку;
  • обрабатывайте проблемы по одной;
  • никогда не возвращайте ничего назад в корзину;
  • ключевой вопрос в процессе обработки корзины: каково следующее действие? Ответом на этот вопрос должно служить конкретное физическое действие

  После определения первоочередного шага в рамках решения той или иной проблемы возможно три варианта поведения:

  • Совершить необходимое действие( если действие занимает менее 2 минут)
  • Поручить задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия)
  • Отложить дело, поместив его в соответствующую категорию (список следующих действий)

  После обработки входящей информации, следуя указанной выше диаграмме, у нас организовались следующие категории (списки):

  1. мусор;
  2. список отложенных дел(может быть, когда-нибудь) (хранилище «замороженных» проектов);
  3. справочные материалы (информация, не требующая никаких активных действий, но хранение которой важно);
  4. список проектов (проект-результат (дело), в достижении которого требуется более одного активного действия);
  5. сопутствующие материалы по проектам (это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках того или иного проекта);
  6. список напоминаний о следующий действиях;
  7. список напоминаний об ожидающих событиях (дела и документы, которые вы делегировали или отложили)                                                                                                                 Важно! Мотивация создания данного списка заключается в том, что если вы передали действие кому-то другому и вам важен результат, тогда необходимо следить за процессом выполнения, для контроля необходимо ставить дату передачи документа.
  8. календарь (включает только действия, которые должны быть выполнены в четко обозначенное время(день или конкретное время того или иного дня); дела, которые не переживут откладывания на другой день;не значит, что это самые важные дела, просто их необходимо выполнить в срок)

Важно! Сопротивляйтесь импульсу внести туда дела, которые мы бы хотели выполнить в тот или иной день

 Таким образом, по завершению выполнения второго шага вся безликая масса входящей информации трансформируется в списки по семи категориям:

  1. список отложенных дел(может быть, когда-нибудь);
  2. справочные материалы;
  3. список проектов;
  4. сопутствующие материалы по проектам;
  5. список напоминаний о следующий действиях;
  6. список напоминаний об ожидающих событиях;
  7. календарь.

 

 

Список – это способ хранения необходимого (дел, документов, информации и т.д) и возможность просмотреть содержимое в любое время. Основная и единственная задача полученных списков – объединить действия с определенными сходными характеристиками.

Список может быть составлен в следующих форматах:

  • папка с отдельными заметками на бумаге;
  • список на одном листе бумаги;
  • перечень, составленный в электронном виде.

 

О том, как работать с данными списками, я расскажу в следующем шаге.

Теги:

Комментарии:

Leave a Comment