Система GTD. Пошаговое руководство. Основной этап. Шаг 3.

система GTDШаг 3. Организация и упорядочивание действий. Работа со списками.

Цель 3 шага: сортировка разрозненных дел из списка по подгруппам в зависимости от контекста; сортировка справочных материалов и сопутствующих материалов по проектам.

Итак, всю входящую информацию мы рассортировали на группы. Выбросили мусор и образовали семь категорий:

  • список отложенных дел,

  • справочные материалы,

  • список проектов,

  • сопутствующие материалы по проектам,

  • список напоминаний о следующий действиях,

  • список напоминаний об ожидающих событиях,

  • календарь.

Для четырех категорий (список отложенных дел, список проектов, список напоминаний о следующий действиях, список напоминаний об ожидающих событиях) выбираем удобный для себя формат хранения:

  • папка с отдельными заметками на бумаге,

  • список на одном листе бумаги,

  • перечень, составленный в электронном виде.

При организации категорий важно придерживаться основных правил:

  • категории должны храниться раздельно – визуально и физически;

  • категорически запрещено вводить внешнюю систему приоритетов на содержимое той или иной категории (это просто список!!!);

  • содержание списков должно быть доступно в любой момент времени и за считанные секунды.

Если количество действий в списке достаточно объемно (50 и более), разумно выделить подкатегории в зависимости от контекста (условия, необходимые для совершения того или иного действия).

Примеры классификации действий(дел) в зависимости от контекста:

  • контексты по инструменту: звонки, компьютер и т.д;

  • контексты по месту: в офисе, дома, выезды и т.д;

  • контексты по лицу: повестка дня (для встречи с конкретным лицом: начальником, подчиненными, партнерами, супругами, детьми и т.д)

  • контексты по действию: прочитать, просмотреть и т.д

ВАЖНО! Внимательно продумать контексты, возникающие в вашей жизни и рассортировать списки дел в соответствии с ними.

В списке «Проекты» возможно использовать группировку на

подкатегории:

  • личные;

  • профессиональные;

  • перепорученные.

Большинство бумаг, приходящих в нашу жизнь, относится к категории справочной информации или сопутствующих материалов по проектам. Они не требуют сами по себе каких-то действий, но нам важно их сохранить ( временно или постоянно). Это своего рода библиотека. При сортировке входящей информации у вас уже сформировалась категория справочной информации и сопутствующих материалов.

ВАЖНО! Необходимо для себя четко определить:

  • какой объем информации нам необходимо хранить?

  • сколько места для этого необходимо выделить?

  • в какой форме должна храниться информация?

  • места хранения информации?

Ответив на обозначенные выше вопросы, сортируем далее нашу информацию. Для организации хранения справочной информации и сопутствующих материалов по проектам мы используем папки: бумажные и электронные.

Далее для их хранения удобнее и проще всего использовать алфавитную систему. Простая алфавитная система позволяет сохранять любой материал исходя из названия темы, проекта, компании, или имени автора.

Если отдельно взятый вопрос занимает более 50 папок с файлами, удобнее выделить его в отдельную Большую категорию, выделив отдельное место для ее хранения (отдельная полка или шкаф). Внутри этой Большой категории материалы также сортируем по алфавитной системе.

Информация, связанная с людьми, удобнее хранить отдельно. Это может быть информация о днях рождения, телефоны, адреса и т.д

ВАЖНО! Выполняя задания 3 шага, не впадайте в перфекционизм (доведение дела до совершенства). Система организации входящей информации – это не «что-то, что вы создадите однажды полностью и навсегда», она будет развиваться и совершенствоваться в процессе вашей работы в системе постоянно.

Если вы для себя приняли решение внедрить систему GTD в свою жизнь, следуя предложенному пошаговому руководству, напишите о тех действиях, которые вы выполнили уже сегодня для того, чтобы привести свои дела в порядок.

Желаю успехов!

Теги:

Комментарии:

Leave a Comment