Система GTD. Пошаговое руководство. Основной этап. Шаг 5.

система GTD5 шаг. Выбор действия. Исполнение.

Цель 5 шага: выбор оптимального действия для любого момента времени

Если вы выполнили предыдущие шаги по освоению системы, то теперь перед вами имеются списки всех ваших дел. Возникает вопрос- как решить в каждый момент времени, что необходимо из этих списков выполнить именно сейчас?

В системе выделяется три приоритетных схемы выбора оптимального действия:

  • четырехкритериальная модель выбора следующих действий;

  • тройная модель оценки каждодневной работы;

  • шестиуровневая модель обзора собственной работы.


Четырехкритериальная модель выбора следующих действий.

Модель основана на четырех критериях выбора действия:

  • контекст (условия);

  • время, которым мы располагаем;

  • силы, которыми мы располагаем;

  • приоритет.

На предыдущем шаге мы рассортировали список следующих действий по контексту (звонки, дома, за компьютером, выезды и т.д).Оцениваем имеющиеся условия в данный момент и выбираем перечень действий из списка, которые возможно выполнить в этих условиях. Например, написать отчет возможно, если мы находимся в офисе за компьютером, позвонить клиентам, если имеется телефон и т.д

Вторым фактором является время. Если у вас 10 минут, то выбираем одни действия, если несколько часов, соответственно более «бюджетные» по времени задачи.

Третий фактор-силы. У каждого из нас есть периоды, когда мы полны сил и энергичны и периоды низкой производительности. Логично использовать особенности физиологии для более эффективного решения своих задач, выполняя более сложные задачи в благоприятные периоды.

Отобрав из списка следующих действий задачи по предложенным трем факторам, остается решить, что же самое главное, приоритетное в отобранных задачах. Дэвид Аллен предлагает определять приоритет интуитивно, исходя из собственного опыта, целей, ценностей (см. далее — Шестиуровневая модель обзора собственной работы )

Тройная модель оценки ежедневной работы.

Важно в течение дня соблюдать баланс выполнения следующих видов деятельности:

  • Выполнение задач, запланированных заранее;

  • Выполнение задач по мере их появления (неожиданные, срочные, «горящие»);

  • Обработка, организация входящей информации и обзор всего списка дел

Часто большинство из нас полностью тратят свое день на решение задач, которые поступили только что в ущерб задачам, которые появились ранее и не были выполнены. Такая стратегия поведения порождает возникновение «горящих» дел. Нас захватывает поток срочных дел, несущий стресс и негатив в нашу жизнь. Поэтому, если мы хотим контролировать свою жизнь, жить осознанно и ответственно, крайне важно ежедневно свое время посвящать всем трем видам деятельности. Приучить себя ежедневно обрабатывать входящую информации, выполнять дела как срочные, только что свалившиеся на нас, так и дела, которые мы запланировали ранее.

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

Основная задача этой модели обзора в дополнительном прояснении всех дел, незавершенностей, обязательств на всех уровнях.

Дэвид Аллен представляет шесть уровней обзора собственной работы, представляя их как шесть высот над уровнем моря:

50’000 футов и более: жизнь;

40’000 футов: трёх-пятилетние перспективы;

30’000 футов: одно-двухлетние цели;

20’000 футов: области ответственности;

10’000 футов: текущие проекты;

уровень моря: текущие действия.

Уровень моря

Обзор списка следующих конкретных действий. Если вы завершили работу над этим уровнем системы управления, то вы автоматически приобрели более устойчивую способность определять приоритеты на любой момент времени, которую почти невозможно получить никаким иным путём.

Уровень 10’000 футов. 

Обзор списка проектов. Это позволит определить «еженедельные» границы ваших действий, и даст вам возможность обдумать ваши действия на более длительные промежутки времени.

Уровень 20’000 футов. 

Обзор «ответственностей вашей текущей позиции»:

-в профессиональном отношении — ответственность относительно вашей должности (например работа с персоналом, разработка систем, долгосрочное планирование, административная поддержка, маркетинг, составление расписаний, ответственность за оборудование, выполнение, качество контроля, управление активами и так далее);

-в личном плане — ответственность ролей, которые вы выполняете в своей семье, в обществе и по отношению к себе, как к личности (например, воспитание детей, супружество, религия, здоровье, работа по дому, финансы, саморазвитие, творческое самовыражение и так далее).

Практическая цель данного уровня- определить все свои проекты и следующие конкретные действия по каждой сфере вашей ответственности или обязанности.

Уровень от 30’000 до 50’000 футов и выше. 

Обзор от годовых целей вашей работы (30’000 футов) и трёх-годичного видения карьеры и личного имущества (40’000 футов) и до постижения жизненной цели и её максимизации (50’000 футов и выше).

Таким образом, ключ продуктивности, полного контроля и оптимального выбора следующего действия заложен в сбалансированном использовании обозначенных выше схем.

Отработайте сначала навык использования на практике первой схемы. Затем приучайте себя анализировать выполненные дела исходя из логики второй схемы. И только потом создайте себе списки ваших целей от года до пяти, список сфер вашей профессиональной и личной ответственности. Выполняя периодически обзор созданных списков, поможет вам расставлять приоритеты в выборе ваших действий в любой момент времени

Заключение

Вот и состоялось ваше первое знакомство с системой GTD. Если вы следовали пошаговому руководству, тестируя представленный материал на себе, то приобрели первый навык системного управления своими делами по методике Девида Аллена. Если вас вдохновили ваши первые результаты, не останавливайтесь на достигнутом, найдите время и прочитайте книгу Дэвида Аллена «Как разобраться с делами».

Для иллюстрации методики GTD я продолжу публикацию серии статей по системе GTD рассказом о своем опыте управления делами.

Желаю успехов!

Теги:

Комментарии:

1 Комментарий

Добавить комментарий для Desafug Отменить ответ