Система GTD. Пошаговое руководство. Основной этап. Шаг 4.

система GTD4 шаг. Обзор задач.

Цель 4 шага: обзор системы управления рабочим процессом и поддержка ее функциональности и актуальности.

Постоянный обзор содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности является необходимым условием контроля над проблемами.

Выделяем основные виды обзора:

  • Ежедневный

  • Еженедельный

  • Перспективный

Ежедневный обзор

Последовательность действий при ежедневном обзоре:

  • Обзор дел календаря

Сначала необходимо определиться, что необходимо сделать именно в этот день или какие встречи, совещания и.т.д запланированы на день, т.е просмотреть «грубый ландшафт действий», чтобы потом осознанно планировать другие дела на день.

  • Обзор списка следующих действий

Просмотреть действия из списка и выбрать исходя из контекста, времени, желания те или иные дела.

Совершаем данный вид обзора в течение дня так часто, как требуется для вас, чтобы «чувствовать себя уверенным в том, что делаете все правильно». Это может быть один раз утром, может быть- несколько раз в день при каждой смене деятельности, условий и места нахождения. Например, находитесь в офисе – осуществляем обзор списка следующих действий и подкатегорию «в офисе» , «звонки», «за компьютером», выехали из дома или офиса по делам — осуществляем обзор подкатегории «выезды», встретили или готовитесь встретить человека, с которым ведете совместные проекты – просмотрели подкатегорию «повестка дня». И т.д, в зависимости от имеющихся контекстов вашей системы…

Еженедельный обзор

Еженедельный обзор — ключевой момент системы.

Последовательность действий при еженедельном обзоре:

  • Сбор несистематизированных документов и материалов в корзину «Входящее», обработка корзины «Входящее»

Соберите все входящие документы, мелкие предметы, квитанции, визитки и т.д и положите в корзину «Входящее», затем обработайте корзину согласно диаграмме из шага 2.

  • Обработайте свои записи

Просмотрите все свои заметки, записи, обдумайте их и определите следующее конкретное действие, пополнив соответствующий список

  • Выпишите все мысли, содержимое вашей оперативной памяти

  • Обзор календарных записей в календаря прошлых периодов

Внимательно просмотрите записи календаря на предмет действий, которые остались не выполненными и примите по ним решение о следующем действии

  • Обзор будущих дат календаря

просмотрите события наступающего периода и определите для низ следующие конкретные действия

  • Обзор списка следующих конкретных действий

вычеркните завершенные дела и посмотрите напоминания о следующих действиях, которые необходимо внести в список

  • Обзор списка ожидающих

запишите все действия, которые вам необходимо отследить, вычеркните завершенные

  • Обзор списка проектов

просмотрите актуальность всех проектов и убедитесь, что для каждого актуального проекта определено не менее одного следующего действия

просмотрите материалы проекта, чтобы определить выполненные задачи и определите следующие

  • Обзор списка отложенных дел

просмотрите список на предмет того, что возможно стало актуальным и перенесите их в соответствующий список

Требуемое время в среднем- два часа. Лучшее время для проведения еженедельного обзора – первая половина дня пятницы. Возможны и другие варианты, исходя из особенностей сферы занятости, образа жизни и т.д

Перспективный обзор

Выполнение действий по ежедневному и еженедельному видам обзора предоставляют вам возможность контроля над текущими проблемами, т.е оперативной обстановкой.

Однако иногда необходимо прояснять более масштабные результаты, цели. Требуется обзор задач на год, два или три, т.е перспективный обзор. Девид Аллен рекомендует создать списки своих жизненных целей на год, два-три и пять лет. Обзор долгосрочных целей запустит мыслительный процесс вашего сознания и позволит на основе более высоких приоритетов взглянуть на свои текущие дела и наметить новые.

Выполняйте данный вид обзора так часто, как это требуется вам для понимания того, что чем бы вы ни занимались в данный момент, это именно то, что стоит делать именно сейчас.

Если вы по-прежнему верны вашему решению внедрить систему GTD в свою жизнь, напишите о тех действиях, которые вы выполнили уже сегодня для того, чтобы привести свои дела в порядок.

Желаю успехов!

Комментарии:

Leave a Comment