GTD система и Evernote. Практические кейсы. Часть 5

Здравствуйте, читатели блога Твое Решение!

Продолжим приводить свои дела в порядок, используя связку: GTD система и приложение Evernote.
В этой статье на примере практических кейсов разберем то, как работает предложенная структура меток и рассмотрим подробнее процесс движения заметок в Evernote.
Напомню, что в ранее здесь мы создали основной фундамент системы управления делами, в  этой статье  и этой произвели основные настройки корневых меток.

Перейдем к рассмотрению практических ситуаций:

• дома закончились продукты, необходимо после работы заехать в супермаркет и купить продукты питания;
• утром ребенок сказал, что пятого числа текущего месяца состоится родительское собрание;
• вечером читали любимые блоги и захотели сохранить некоторые статьи для прочтения;
• подруга обещала поделиться с вами рецептом пирога;
• вы решили пробежать марафон

Каждую задачу необходимо обработать — «прогнать» по схеме Дэвида Аллена.

Напомню, при обработке задачи необходимо выбрать одно из пяти конечных действий:

1. Удалить, если задача не актуальна для вас
2. Сохранить, т.е входящая информация не является задачей (не требует действий), а является справочным материалом.
   • Присваиваем метки «архив» и другие метки, входящие в ее состав («рецепты», «спорт», «книги» и .т.д). Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
3. Делегировать, т.е задача требует действий и выполнять ее будет кто-то другой.
   • Присваиваем метки «03. ожидающие», метку-контекст с фамилией исполнителя. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
4. Сделать, т.е выполнение задачи занимает меньше 2-5 минут. Выполняем сразу же.
5. Добавить в список «21. Следующие действия», т.е задача требует действий и выполнять ее будете вы.
   • Присваиваем метки «21 Следующие действия», если задача выполняется не более, чем за 30-40 минут. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
   • Присваиваем метку «Проекты»для задач, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Правило двух минут — волшебное правило

Как предложенный алгоритм работает на предложенных задачах?

Ситуация: дома закончились продукты, необходимо после работы заехать в супермаркет и купить продукты питания.

1. Нажимаем «новая заметка», в окне заметки пишем одну задачу- «Купить продукты» с перечислением необходимых продуктов, используем чекбокс. Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее».
2. Присвоим ей метки «*Купить», «021. День». В течение дня переносим свой фокус на выполнение дел из списка с меткой «021. День».
3. Можно ввести в корневой метке «02. Следующие действия» дополнительный тег-контекст «*После работы» или «*Город», тогда у нас появится отдельный список для дел после работы или дел в городе. Его будем просматривать, когда закончится рабочий день или готовимся к выходу в город.
4. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
5. После покупки продуктов, задаче добавляется метка «Завершенные» или удаляется.

Нажимая «новая заметка», в окне заметки пишем только одну задачу

Ситуация: утром ребенок сказал, что пятого числа текущего месяца состоится родительское собрание.

1. Создаем заметку «Родительское собрание». Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее»
2. Присваиваем метки «Календарь» и «05».
3. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Ситуация: вечером читали любимые блоги и захотели сохранить некоторые статьи для прочтения.

1. Сохраняем понравившиеся публикации через расширение evernote web clipper
2. Присваиваем метки «05. Для просмотра».
3. В свободное время открываем список задач «05. Для просмотра», читаем понравившееся публикации.
4. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
5. После прочтения можно удалить созданную заметку или отправить с свой архив. Для этого добавим под-теги родительской метки «Архив», например здоровье, фитнес и пр по содержимому статьи.

Ситуация: подруга обещала поделиться с вами рецептом пирога.

1. Сделаем заметку — «Людмила/дать рецепт пирога/2016-11-11». Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее»
2. Помечаем метками «03. Ожидающие» и «*Людмила».
3. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Ситуация: вы решили пробежать марафон до конца года

1. Создаем заметку «Пробежать марафон в 2016 году»
2. Присваиваем метки «3. Цели» и подробно описываем в созданной заметке желаемый результат, промежуточные этапы достижения подцелей, план действий и т.д
3. Создаем метку в родительской метке «1. Проекты» с названием «!марафон»
4. Созданной заметке «Пробежать марафон в 2016 году» присваиваем метку проекта «!марафон».
5. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
6. Справочную информацию по марафону, которую мы будем находить в процессе движения к своей цели, храним в заметках с созданной меткой марафон в корневой метке Архив. Дополнительно такие Заметки помечаем тегами «!марафон»
7. Затем используя план действий, описанный в заметке с целью «Пробежать марафон в 2016 году», мы определяемся с конкретными следующими действиями по проекту.
8. Для этого создаем заметку, в которой пишем конкретный шаг на пути к цели, например -«Марафон/найти сайты с расписанием марафонов на 2016 год/2016-03-02».
9. Затем эту заметку помечаем метками «!марафон» — для закрепления задачи за конкретным проектом, «02. Следующие действия»
   А также, вы можете начать отмечать эту заметку другими, например, «2. Зона ответственности», «3. Цель», которая соответствует этому проекту , тегами-контекстами — «Дома», «За компьютером» и т.д
10. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Таким образом, мы видим сколько задач нас ведет к выполнению намеченных целей, видим задачи по каждому проекту, а также список всех конкретных действия, требующих от нас выполнения.

В списке «Ожидаемые» под вашим контролем находится список всех задач, выполнение которых вы ожидаете от других.

Маленькие хитрости

1. Присваивать теги в Evernote можно несколькими способами. Я рекомендую перетаскивать заметку на нужный тег мышью. Это очень быстро и при этом не нужно задумываться и вспоминать структуру тегов. Смотрим на левую часть экрана, где находятся все теги, и перетаскиваем заметку на подходящий тег.
2. Используйте возможность назначать цвета своим тегам — это делает список задач гораздо более наглядным.
3. Очень удобно описание задачи начинать с ключевых слов или названия содержащего их проекта, цели. Это значительно повышает наглядность.
4. Помечайте дела датой их занесения в список. Это позволит сортировать дела, которые висят очень давно и превратились в «лягушки», заставляющие вас буксовать на месте.

Узнайте, как с Evernote привести свои дела в порядок!

Приходите на курс «Помнить все! Сделать главное!» 

Управляйте своей жизнью с Evernote!

И в заключении, об основных принципах GTD, которые необходимо в первую очередь внедрить в свои повседневные процессы:

1. Вся входящая информация делится на две категории:
   • задачи, требующие какой-либо работы, действий;
   • справочный материал
2. Первое время ( от 2 до 4 недель) сосредоточьте свои усилия на привычке все записывать. Главная задача — научиться все записывать, освобождая свою голову. Используем при этом один инструмент — Evernote.
3. Затем отрабатывайте навык сортировки по схеме Дэвида Аллена.
4. Введите в свою жизнь правило:
   • каждое утро открываем блокнот «Входящее» и производим сортировку содержимого.
   • каждый вечер — весь поток информации отправляем во «Входящее».

На этом у меня все, это была заключительная статья по системе GTD и Evernote. Предложенной системой управления делами Evernote я пользуюсь сама, отказавшись от использования электронного планировщика. О моем предыдущем опыте можно прочитать здесь.

Желаю и вам создать собственную, заточенную под ваши потребности систему для эффективной работы и отдыха. Не откладывай! Начни прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

В комментариях вы можете поделиться собственным опытом или задать вопрос. Я постараюсь помочь вам.
Делитесь статьей с друзьями, подписывайтесь на рассылку и страницы сайта в социальных сетях. Желаю удачи!