Как повысить личную эффективность? Правило Парето для определения главного

lichnaja-jeffektivnost-i-princip-pareto

Знакомая ситуация, вроде успел за день выполнить очень много дел, но к концу дня понимаешь, что видимых результатов нет. А бывает ситуация другая, выполнил одно-два дела, а кажется, что горы свернул. От чего это зависит?

В основе такого результата лежит закон Парето или принцип 20/80, который гласит, что 20% затраченных усилий дают 80% результата. Этот закон впервые был сформулирован в 1895 году итальянским экономистом Парето. На основе личных наблюдений, он заметил, что в обществе существует разделение на две группы: первая -это элита, богатые и влиятельные люди, вторая группа — все оставшиеся. Перенеся этот принцип на другие сферы нашей жизни, Парето увидел, что такому принципу подчинена вся человеческая жизнь в области экономики.

Например, 80% прибыли всегда дадут 20% клиентов, остальные 20% прибыли дадут 80% клиентов. Значит, чтобы получать больше денег от продаж, необходимо сосредоточиться на именно на этих 20% клиентах.

Точно также этот принцип работает и в тайм-менеджменте. Оказывается, что 20% затраченного времени дают 80% результата или из 10 запланированных дел только два будут наиболее эффективными, остальные лишь занимают наше время и менее полезны.

Если брать во внимание привило Парето, то оказывается, что эффективность любой нашей работы зависит не от множества дел, а от нашей сосредоточенности именно на наиболее важных.

К сожалению, чаще всего мы занимаем себя множеством бесполезных дел, а потом думаем, почему нет ожидаемого результата. Мы привыкли производить впечатление занятых людей, это придает значимости в собственных глазах. Но такая работа как вы уже понимаете малоэффективна. Как правило, малоценные задачи только вводят нас в рутину и не более.

Итак, правило Парето побуждает нас найти в своем списке самые важные дела и работать над ними. В таком случае мы обязательно увидим от них отдачу. Поэтому не планируйте много дел, найдите самое важное в своем списке и начинайте свой день с их выполнения.

Как использовать закон Парето в жизни?
Как найти в своем to-do листе задачи, которые дают 80 % результата?
Сегодня рассмотрим методику, которая поможет нам применить принцип Парето на практике.

Шаг 1 Составляем список дел на день (неделю)

Задача первого шага — составить список дел, на выполнение которых тратится время вашего обычного дня:

  • регулярные задачи или дела, которые вы делаете ежедневно (готовка еды, уборка, разбор корреспонденции и т.д);
  • нерегулярные задачи или разовые дела, выполнение которых намечено на день;
  • задачи, которые постоянно обдумываются;
  • задачи, выполнение которых постоянно откладывается;
  • перечень ваших обязанностей и обещаний, выполнение которых от вас ожидают другие люди.

Если вы затрудняетесь составить такой список, примените хронометраж в течении дня или недели и вы увидите, чем занят ваш день или неделя.

Удобнее проводить оценку эффективности дел в таблице Excel, так как будем использовать простейшие математические расчеты.

Шаг 2 Оценка времязатратности и энергозатратности каждого дела в списке

Времязатратность (Т) — это то, сколько времени в день или неделю требует для выполнения данный тип задач.
Оценку времязатратности проведем по шкале:

  • 10 баллов- расходуется почти все имеющееся время
  • 1 балл — дело выполняется почти без затрат времени

Энергозатратность (Е) -то, на сколько дело или задача утомительна и сложна
Оценка энергозатратности проводим по шкале:

  • 10 баллов -крайне сложна
  • 1 балл — очень легкая задача

Например, список дел за день среднестатистического офисного работника может выглядеть так.

lichnaja-jeffektivnost-i-princip-pareto

Шаг 3 вычисляем среднее между затратами времени и энергии — (Т+Е)/2

lichnaja jeffektivnost' i princip pareto

 

Шаг 4 оценка результативности (R)

Для этого проведем оценку результативности сейчас (R1) и результативности в будущем (R2).
Результативность сейчас — это полезный результат, которое дело дает уже сегодня.
Результативность в будущем — это прогнозируемый результат, который мы получим в будущем.
Проведем оценку R1 и R2 по шкале:

  • 1 балл -бесполезное дело
  • 10 баллов -дело приносит большой результат

Затем сложим два результата и поделим пополам — (R1+R2)/2

lichnaja jeffektivnost' i princip pareto

Шаг 5 оценка эффективности дела

Эффективность = результат/затраты

lichnaja jeffektivnost' i princip pareto

По результату последнего столбца, т.е эффективности,  ранжируем дела. Чем выше показатель эффективности дела,  тем приоритетнее оно для нас.

lichnaja jeffektivnost' i princip pareto

В нашем случае, самыми эффективными делами стали- чтение профессиональной литературы, контроль поручений и индивидуальная работа с подчиненными, а также нельзя оставить без внимания занятия фитнесом.  А самыми неэффективными — просмотр телевизора, совещания, уборка дома и приготовление еды.

Так вот – это и есть те действия, которые можно и нужно усиливать! А остальное можно либо вообще пересмотреть, и от чего-то отказаться (просмотр телевизора), либо найти на это дело кого-то другого, кто сможет сделать это лучше и быстрее вас (уборка дома и приготовление еды с походом в магазин можно поручить родственникам, наемным работникам или упростить и оптимизировать данные процессы).

НЕ ВСЕ, ЧТО ВЫ ИМЕЕТЕ ИЛИ, ЧЕМ ЗАНИМАЕТЕСЬ ОДИНАКОВО ВАЖНО

Преимущества применения принципа Парето

  1. выявляет разницу в ценности дел;
  2. акцентирует внимание на главном;
  3. обозначает дела, которые можно делегировать.

Друзья, в наших сутках 24 часа – если мы пытаемся охватить все, то все у нас будет работать на троечку.
Советую вам также потратить несколько минут или часов на обдумывание того, как в вашем случае действует принцип 20/80. У каждого из нас результат ранжирования дел будет свой, исходя из интересов, навыков, специфика профессии,занятости и прочего.

Найдите эти 20%, которые приносят 80% результат,  концентрируйте все силы на них, уделяйте им больше времени, это самый простой способ повысить вашу личную эффективность.

Желаю Вам успехов!

Буду рада, если предложенная методика применения принципа Парето станет

ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в соцсетях!

Комментарии:

Leave a Comment