Как повысить продуктивность? 10 простых проверенных техник

kak-povysit-produktivnost

 

Работать больше – не всегда путь к успеху. Поэтому вместо того, чтобы работать «больше», будем трудиться «умнее»! Если вы — владелец многокилометрового списка дел, тогда эта статья для вас.
Сегодня пойдет речь о техниках, которые помогут вам добиться больших результатов, прикладывая меньше усилий.

1.Применяйте правило 80/20

Правило 80/20 или закон Парето гласит: 20% усилий приносят 80 % результата.
Применяем на практике:

  • анализируем список дел вашего обычного дня или недели
  • выделите задачи и виды деятельности, которые приносят вам максимальный результат
  • ежедневно фокусируйтесь именно на этих задачах

Не важно, сколько у вас времени, важно – на что вы его тратите!Читайте подробную инструкцию по применению принципа Парето на практике в статье ниже.

Читать статью: «Как повысить личную эффективность? Правило Парето для определения главного»

2. Начинайте день с решения самых важных задач

Все мы — любители начать день с самых легких и быстрых задач. Щелкая простые рутинные дела как орешки, мы чувствуем себя мега продуктивными. Но это, к сожалению, иллюзия продуктивности. По факту получается, что мы заполняем день рутинными задачками, а на решение важных задач уже не остается времени и сил. Именно важные задачи нас двигают вперед.
Воспользуйтесь преимуществами утреннего времени :

  • меньше перерывов и отвлечений: все или еще спят, или пьют кофе в офисе и болтают с коллегами;
  • больше энергии и дисциплины;
  • мозг работает более продуктивно до полудня(по данным научных исследований).

Определяйте одну главную задачу дня и начинайте день с решения именно этой задачи.

3.Фокусируйтесь на действиях, а не на результатах

Исследования показывают, что мы достигают своих целей чаще, когда сосредоточены на процессе, а не на результатах.
Поэтому старайтесь формулировать ваши цели как процесс.
Например,

  • не «издать книгу», а «писать 500 слов каждый день»;
  • не «похудеть на 10 кг», а «заниматься в зале три раза в неделю и не есть сладкое и мучное;
  • не « пробежать марафон», а « бегать 5 раз в неделю по 5 км»

Эти действия заставят вас сосредоточиться и двигаться вперёд!

4.Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Избавляйтесь от рутинных действий с помощью автоматизации. Как только вы почувствуете вкус автоматизации, будет трудно остановиться! Поэтому не впадайте в крайности: процесс автоматизации не должен занимать больше времени, чем выполнение задач вручную.

Готовы? Тогда двигаемся вперед по чек-листу:

    • выпишите все задачи, на которые вы тратите свое время в течение дня, недели или месяца;
    • в списке найдите дела, выполнение которых вы повторяете периодически;
    • обдумайте, как можно автоматизировать их при помощи приложений или личной системы оптимизации работы.

Не жалейте времени на составление подобного списка. Пока вы не начали записывать дела, вам будет сложно выявить повторяющиеся задачи.

Например, для выполнения некоторых повторяющихся финансовых операций можно использовать функцию автоплатеж .

C помощью сервиса Zapier можно автоматизировать такие рутинные задачи, как отправка писем, работа с документами, платежами или заказами. ВZapier есть готовые решения для многих популярных интернет-сервисов. Внимание! Этот сервис платный!

IFTTT —сервис, автоматизирующий выполнение заданной последовательности операций. Данный сервис проще предыдущего. Но, есть приятный бонус — его использование бесплатно.Также есть множество сценариев использования сервиса, которые свяжут действия на ПК и многие популярные приложения.

5.Группируйте похожие задачи в блоки

Постоянно переключаться между разнотипными задачами в течение дня—верный путь к головной боли и куче нерешенных задач. Объединяйте однотипные рутинные задачки в блоки и выполняйте их нон-стопом. При таком подходе трудозатраты существенно уменьшатся.

Объединять рутину в блоки можно по контексту.

Контекст — особые условия, необходимые для выполнения задачи.

Контексты условно делятся на 4 основные категории:

  1. по инструменту (то, что необходимо для выполнения задачи): звонки(телефон), компьютер и т.д
  2. по месту (где можно выполнить задачу): дома, офис, на выезде и т.д
  3. по личности (с каким человеком можно выполнить задачу): муж, жена, начальник, коллега, партнеры и т.д
  4. по действию (что нужно делать для выполнения задачи): прочитать, просмотреть, купить и т.д

Как использовать контексты? Очень просто!

Например, создайте список «Звонки» и записывайте в него все звонки, которые вам необходимо сделать за день, неделю или месяц. Появилась возможность звонить, открываем список и выполняем звонки один за другим. Пополняйте этот список по мере поступления задач.

Или, например, список «За ПК». Вносит в список все рутинные задачки, выполнение которых требует нахождение за ПК: проверить почту, разложить файлы, работа с документами и т.д

Или в список «Начальник» — вносим все вопросы, которые нужно решить с боссом и решаем все их за один визит к руководителю.
Уверенна, принцип вам понятен!

6.Применяйте правило двух минут

Автор правила — Дэвид Аллен, который предложил его в своей книге «GettingThingsDone». Только одно это правило поможет вам сэкономить время и нервы, избавиться от беспорядка и не копить нерешенные задачи.

Суть правила 2-х минут: Если дело можно сделать за 2 минуты, то стоит сделать его прямо сейчас! Не откладывайте!

Основная идея правила заключается в том, что нагромождение мелких дел не дает нам возможность сосредоточиться на решении более важных и крупных задач.

И второй момент, времени на запись такого мелкого дела в свой ежедневник или блокнот займет больше, чем время на выполнение самой задачи. Поэтому проще и эффективнее, такие мелкие задачи выполнять сразу, по мере их поступления: и голова будет свободна и записывать ничего не надо!

Примеры:

  • кратко ответить на электронное письмо;
  • положить на место в документ или файл в компьютере;
  • помыть посуду сразу после еды и т.д

Те вещи, которые вы не можете закончить прямо сейчас, нуждаются в организации:записать, назначить время выполнения и т.д
Те вещи, которые можно сделать условно за 2 минуты, их выполняем сразу: не записывая и не откладывая.

7.Минимизируйте

Миниминизуйте все, что можете без ущерба для дела!

Дом

Выкиньте из дома всякий хлам и лишние вещи, которыми давно уже не пользовались. Они забирают вашу энергию и время!

Приложения

Если пользуетесь приложениями для работы с информацией и задачами (планировщики и календари, ежедневники и пр), то постарайтесь работать с приложением, которое будет решать все ваши задачи. По крайней мере, сведите количество используемых приложений к минимуму.

Если вы хотите узнать, как хранить полезную информацию и управлять задачами с помощью одного инструмента — приложения Evernote, то прямо сейчас  регистрируйтесь на мой курс «Помнить все! Сделать главное!»

Почта

Установите фильтры. Настройте их правильно, и ежедневные потери времени на разбор «входящих» резко сократятся.
Отпишитесь от ненужных рассылок.

Больше информации по эффективной работе с электронной почтой читайте в статье ниже.

Читать статью: «7 простых советов повышения эффективности при работе с почтой»

8.Используйте чек-листы и шаблоны

Чек-лист

Чек-лист – это пошаговый инструкция выполнения задачи или список
Если пытаться запомнить эту последовательность, то нужно приложить определённые усилия. А если выполнить все действия по бумажке, то сил и энергии хватит на решение важных задач.

Если вы готовитесь уехать в отпуск, то можно создать контрольный список дел, которые нужно совершить до отъезда. Например, вытащить вилки бытовой техники из розеток, отдать кота бабушке, поставить дом на охрану и т.д

Или например, список дел, которые нужно сделать в конце года: сходить к стоматологу, купить подарки, подготовить поздравление и т.д

Это могут быть списки подготовки к праздникам, к сдаче отчетов, перечисление действий утренней или вечерней рутины и т.д

Шаблоны

Вместо того, чтобы каждый раз начинать работу с документом с нуля, создайте шаблоны часто используемых документов.
Например, сделайте шаблоны для документов, с которыми вы часто работаете(протокол, план проекта,звонок клиенту, договор и т.д )
Создайте шаблоны писем для разных случаев: поздравление, предложение и пр.

А для пользователей Evernote на сайте есть статья о том, как создавать и работать с шаблонами в приложении. А также можно скачать шаблоны плана проекта и планирования дня по матрице Эйзенхауэра для Evernote.

Читать статью: «Как шаблоны Evernote сделают вашу жизнь проще»

9.Избавляйтесь от отвлечений

Избавляйтесь от помех. Каждое отвлечение мешает нам сосредоточиться на работе. А если соблазн есть, то мы обязательно на него поведёмся.

Три ключевых момента для фокусировки:

  1. Установите приложения на ПК и смартфон, которые блокирует нежелательные визиты на отвлекающие вас сайты
  2. Отключите уведомления на смартфоне или включите беззвучный рингтон для самых важных приложений
  3. Учите свой мозг фокусироваться .Используйте для работы технику «Pomodoro».

Читать статью: «Техника Pomodoro: как стать более продуктивным и успевать в разы больше»

10.Делегируйте неважные дела

Делегируйте другим людям все те неважные дела, которые вы отбросили в соответствии с законом Парето. Обеспечьте себе прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми. Концентрируйтесь на том, что вы можете делать лучше всего, и том, что приносит большую выгоду. Остальное — делегируйте.

Прочитали? А теперь, примените прочитанное на практике.
Знать и не делать- все равно, что не знать!

Выбираем технику, которая для вас проще всего и внедряем! Начнете получать результаты, переходим к следующей технике. Только так, можно получить пользу от полученных знаний!

Поделитесь в комментариях советами, как вы успеваете сделать больше за меньшее время.

И небольшой подарок-список приложений для продуктивной работы!

Скачивайте и повышайте свою продуктивность!

 

Комментарии:

Leave a Comment