Как привести дела в порядок? Личная система управления делами

kak privesti dela v porjadokСоздание системы управления делами — жизненно важное дело и очень личное, так как сильно зависит от характера человека и его рода деятельности. Но изучить чей-то опыт никогда не бывает лишним.Правда? В этой статье я хочу познакомить вас с моими наработками и попытками систематизировать свои дела, так сказать продемонстрировать «свой индивидуальный пошив».

В основе моей системы лежит две составляющие:

  • инструмент — электронный органайзер Лидер Таск и папка формата А5 на кольцах со сменным блоком (далее буду называть — «блокнот»)
  • система GTD (аббревиатура GTD — от Getting Things Done, в переводе с англ. — «доведение дел до завершения»)

1. Краткий обзор моих инструментов

Лидер Таск — электронный органайзер. Я не буду делать обзор данного программного продукта (эта статья не об этом).  Уверенна, что есть приложения может быть и получше. Меня привлекает в программе Лидер Таск ее мобильность, т.е возможность работы в программе как на компьютере, так и флешки(съемного диска) без установки на компьютер, так и через DropBox, Google Drive или Яндекс.Диск.

Бумажный ежедневник я не использую, его мне заменяет электронный органайзер. Однако от записи и хранения информации на бумаге я не готова отказаться. Именно эту функцию в моей системе выполняет папка на кольцах и сменный блок. Этот вариант хорош тем, что можно листы с информацией перемещать так, как необходимо. Листы из сменных блоков хорошо проходят через принтер и на них можно распечатать любую электронную информацию.

2. Работа с информацией и задачами

С информацией и задачами, т.е делами, я работаю четко в соответствии с системой Дэвида Аллена «Как разобраться с делами»Основные принципы, термины и многое другое можно узнать из серии статей по системе  «GTD. Пошаговое руководство.»

2.1 Сбор информации

В течение дня вся новая информация(задачи, дела заметки, поручения , мысли, идеи и т.д) помещаются во входящие «корзинки».

Моя личная система сбора входящей информации состоит из следующих семи  «корзинок»

офис

дом

Ящик рабочего стола (для физических документов)

Переносная корзина(для физических документов)

Папка «Входящее» на рабочем столе компьютера (для электронных документов)

Папка «Входящее» на съемном диске для компьютера( для электронных документов)

Электронные ящики 2 шт

блокнот

Папка «Входящее» электронного органайзера

Обработку входящей информации осуществляю утром в офисе и вечером дома по диаграмме Дэвида Аллена.

2.2. Формирование списков задач

Из всей образовавшейся кучи информации во входящих корзинках во время обработки я формирую в электронном органайзере списки задач по категориям:

  • календарь — задачи, жестко привязанные к определенному сроку или времени
  • проекты — задачи, решение которых требует более одного действиям
  • следующие действия — задачи, решаемые в одно действие
  • отложенные — задачи, выполнение которых в данный момент не актуально или невозможно
  • ожидающие — задачи, выполнение которых зависит от действий других людей или порученные действия.

Физические документы, которые сами по себе не подразумевают каких-либо действий, но хранение которой для нас важно по разным причинам, я раскладываю по категориям:

  • справочная информация
  • материалы по проектам — документы, необходимые для реализации проектов, которые мы обозначили выше.

Организации хранения и использования этих двух категорий в данной статье рассматривать не буду, так как это требует отдельного долгого и обстоятельного разговор.

Затем очень важно разделить задачи из списка следующих действий на кайросы (контекст). Кайрос (контекст) — это условия, необходимые для совершения того или иного действия или задачи. Я в своей системе использую такие кайросы:

  • офис
  • звонки
  • повестка дня(вопросы для обсуждения на совещания или деловые встречи)
  • дома
  • календарные напоминания(важные даты)
  • чтение,обзор (список для чтения, прослушивания аудио, ознакомления и т.д)
  • покупки
  • город (дела, связанные с поездками в другие города)

На этом этапе хочу особо подчеркнуть, что все свои задачи я храню и использую как в электронном варианте (т.е электронный органайзер на компьютере, причем любом, так как мой органайзер работает с флешки, и на планшете, используя синхронизацию информации), так и в бумажном варианте. Все списки задач моего электронного органайзера легко распечатываются на бумаге из сменных блоков. Таким образом, в какую бы ситуацию я не попадаю (есть компьютер или нет, разрядился ли планшет или смартфон, есть интернет или нет и т.д) все задачи, контакты всегда при мне.

3. Как устроен мой день. Ежедневная работа системы.

Утро, офис (дом — нерабочие дни):

  • открываю электронный органайзер
  • обзор раздела органайзера «Календарь» на предмет мероприятий и дел, назначенных на четко определенное время в течение дня (жесткие задачи)
  • разбор корзинок
  • выполнение самых важных дел ( задачи по целям из стратегической картонки, подробнее позже)
  • выполнение дел календаря
  • выполнение дел из списка следующих действий, используя 4-х критериальную модель принятия решения (т.е исходя из возможностей времени, сил, приоритета и контекста)

Жесткие задачи или задачи Календаря в моем дне задают общий ландшафт, вокруг которого я распределяю гибкие (не привязанные к конкретному времени)задачи из стратегической картонки(самые важные для меня) и дела из списка следующих действий.

Вечер, дом:

  • разбор домашней корзинки
  • планирование следующего дня.

Простое следование представленному алгоритму значительно упростило мою жизнь, но самое главное, за что я особенно благодарна системе GTD, я научилась действовать! Если раньше меня на бессознательном уровне пугало планирование, то с  отработкой навыка разбивать любую задачу на список задач, выполняемых в одно действие, данный блок моего разума исчез. И мои мечты превратились в цели, к которым я начала движение маленькими, но уверенными шажками!

Теги:

Комментарии:

Leave a Comment