Как все успевать? Система GTD в вашем блокноте

gtd Добрый день, уважаемые читатели блога ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

          Предлагаю вашему вниманию новую статью про систему GTD, наиболее популярную методику по управлению делами.
Эта статья для тех, кто задается вопросом: «Как все успевать?». Для тех, кому хочется навести порядок в своих делах и начать планировать свое время.
Если вы еще не используете систему GTD в управлении своей жизнью, то начните, как можно скорее. Основа системы изложена в книге Дэвида Аллена «Как разобраться с делами».

         На первый взгляд система GTD довольно сложная. Как говорит сам Дэвид Аллен, необходимо посвятить 1-2 дня для настройки системы и затем сразу же внести в свою жизнь много новых привычек. Конечно, не каждый готов к «резким поворотам».
Я предлагаю выстраивать свою систему управления делами на основе GTD постепенно.
Начните применять только самые основные принципы GTD, используя простой и доступный инструмент – блокнот и ручку.
Ежедневники, красивые блокноты, программы и приложения… часто мы слишком увлекаемся поиском идеального инструмента. Уверенна, чем проще инструмент и система, тем лучше и продуктивнее жизнь.

Использование бумажного планировщика имеет ряд плюсов:
• Бумажный планер всегда под рукой, доступен в любом месте
• Быстрый ввод информации
• Не требует зарядки батареи
• Запись от руки задействует дополнительные механизмы запоминания

Итак, предлагаю вам метод ведения дел по методологии GTD, реализуемый только при помощи блокнота и ручки.

 

gtd в блокноте

С чего же начать?
Подготовка инструмента.
Возьмем простую тетрадь на кольцах со сменным блоком. Система сменных блоков позволяет менять блоки по мере из заполнения. Добавлять в любой раздел дополнительные листы, убирать листы с устаревшей информацией.
Я предпочитаю размер А5. Вообще для данного способа ведения дел подойдет практически любой блокнот или тетрадь.
Делим блокнот на 5 частей

1. Календарь.
2. Списки «Входящее» и «Следующее действие»
3. Список «Проекты»
4. Список «Отложенные»
5. Справочная информация

Календарь.
Включает только действия, которые должны быть выполнены в четко обозначенное время (день или конкретное время того или иного дня). Календарь только для дел, которые не переживут откладывания на другой день.
Важно сопротивляться импульсу внести туда дела, которые мы бы хотели выполнить в тот или иной день. Календарь только для дел, жестко привязанных ко времени.
Раздел календарь состоит из 12 листов. Один месяц — один лист. На листе пишем название месяца, далее в столбик размещаем дни :от 1 до 30 или31.
Помечаем дни недели.

gtd

Список «Входящее».
Входящее – это любая поступающая информация: задачи, идеи, проблемы, контакты. Все, что волнует и заботит нас.
Входящую информацию записываем на левой стороне разворота тетради.

Список «Следующее действие»
Следующее действие – это элементарное действие, непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить, чтобы решить задачу. Следующее действие – это одношаговая задача.
Следующие действия фиксируем на правой стороне разворота тетради.

Таким образом, каждый разворот тетради или блокнота состоит из входящей информации на левой странице разворота и списка следующих действий – на правой странице разворота.

Список «Проекты»
Проект – это задачи, требующие более чем одно активное следующее действие для ее исполнения.
Этот раздел начинается с листа со списком всех наших проектов. Далее идут листы для записи задач по каждому из наших проектов. Один лист — один проект.

Список «Отложенные»
Включает задачи, желательные к исполнению когда-либо.

Справочная информация
В этот раздел записываем любую информацию, которая не требует от нас конкретных действий, но необходимая нам для решения каких-либо задач.
Например, список контактов, список книг, которые мы хотим прочитать, идеи и т.д

Как это работает?

Разгружаем свой мозг

Положите пред собой тетрадь (блокнот) и в разделе «Входящее» на левой стороне разворота тетради начинаем писать все, чем занята наша голова. Не надо заботиться о том, чтобы сделать эти записи каким-либо особым способом, о последовательности и приоритетах. Концентрируемся лишь на закреплении привычки записывать. Просто пишем одно за другим.

Выгружая все, что нас беспокоит, заботит на бумагу, мы получаем возможность              концентрироваться не на том, чтобы не забыть о чем мы думали, а на том, что хотим сделать и как. Запись входящей информации дает нам возможность использовать свой мозг не как хранилище информации, а как инструмент анализа, установки приоритетов и решений.

Список входящей информации формируем изо дня в день по мере возникновения идей, информации или задач. Используем для записи входящего только левые страницы блокнота.
Как только у нас будет список того, о чем мы думаем и что нас беспокоит, у нас появляется возможность превратить их в действия и приступить к их выполнению.

Сортируем задачи

Каждую запись из списка «Входящее» обрабатываем по следующему алгоритму.

Требует задача какого-либо действия?
1. Нет – задача не требует действия
• Заносим в раздел справочной информации, если информация важная для нас
• Удаляем запись, если информация неважная для нас

2. Да – задача требует действия
• Делаем ее немедленно, если задача требует не более 5 минут
• Заносим в список «Следующие действия»
• Заносим в календарь, если задача жестко привязана ко времени
• Заносим в список «Отложенные»

Переходим к следующей записи.
Процедуру сортировки входящей информации необходимо проводить ежедневно так, чтобы к концу рабочего дня не оставалось ни одной необработанной записи.

Если задача требует выполнения более 1 действия, такие задачи относятся к проектам. Записываем дело в список проектов. Затем разбиваем его на элементарные действия. Запись ведем на листе с названием проекта.

Что дальше?
После того, как разобрали всю входящую информацию, мы получили простые списки задач. Теперь можно перейти к их выполнению.
В процессе работы со списком следующих действий удобно использовать маркеры для визуального отличия задач.

И здесь нам поможет система GTD Circle (окружность). Суть ее заключается в использовании основных маркеров (обозначений):
Незакрашенный кружок – новая задача
Кружок, перечеркнутый одной полоской – задача, к выполнению которой вы приступили
Закрашенный наполовину кружок – задача выполнена на половину
Закрашенный кружок – задача выполнена полностью
Перечеркнутый накрест кружок – задача отменена
Закрашенный кружок со стрелкой – задача делегирована кому-либо
Восклицательный знак – задача имеет высший приоритет
Кружок с точкой внутри – задача, требующая постоянного внимания

gtd

Обзор системы

Для поддержания системы управления делами в актуальном состоянии важно регулярно проводить ее ревизию. В этом нам помогает проведение еженедельного обзора задач.
Еженедельный обзор – это просмотр всех списков, задач, проектов раз в неделю. Еженедельный обзор сродни генеральной уборке дома. Разложить все задачи по спискам, удалить задачи, потерявшие свою актуальность, наметить приоритеты на будущее. Подробнее можно прочитать в статье «Система GTD.Пошаговое руководство. Основной этап. Шаг 4»

Основа системы управления делами создана. Впереди кропотливая работа над собой по отработке новых привычек. В течение как минимум 30 дней отрабатывайте основные принципы GTD:
• Фиксировать в блокнот всю входящую информацию
• Составлять списки действий
• Различать проект и следующее действие
• Регулярно проводить еженедельный обзор

Простота изложенной системы и регулярность ее применения помогут создать основу вашей личной системы управления делами.
Действуй, и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Теги:

Комментарии:

Leave a Comment