Система GTD. Пошаговое руководство. Сбор информации

GTD sistemaЗдравствуйте, уважаемые читатели блога ТВОЕ РЕШЕНИЕ»!

Продолжаем настраивать систему управления делами на основе GTD. Главные принципы системы GTD изложены в этой статье. О том, как необходимо подготовиться к внедрению системы написано здесь.

Основной этап системы GTD состоит из пяти шагов по управлению рабочим процессом:

  1. сбор информации;
  2. обработка входящей информации или сортировка;
  3. организация или упорядочивание действий;
  4. обзор задач (состояния дел);
  5. выбор действия, исполнение.

 1 шаг. Сбор информации.

Используемые термины:

Входящая информация — все незавершенные дела, проблемы, информация, сведения, документы, материалы, мечты, желания и т.д, рабочее и личное, все, что занимает ваше внимание, все, к чему вы имеете личное отношение.

«Корзинка» — первоначальный пункт хранения входящей информации.

Цель 1 шага: собрать все дела, проблемы, информацию, сведения, документы, материалы и т.д, занимающие ваше внимание, в одном месте -«корзинке».

Достигается указанная цель посредством создания личной системы сбора входящей информации. Как правило, одной «корзинки» для сбора входящей информации для большинства людей недостаточно. В этом случае мы создаем систему сбора входящей информации, состоящей из нескольких «корзинок».

При этом важно учитывать основные правила эффективности личной системы сбора информации:

  • каждая входящая задача должна легко помещаться в систему сбора информации;
  • регулярно их опустошать;
  • количество корзинок в системе должно быть оптимальным: не слишком много (для того, чтобы успевать их опустошать) и не слишком мало, чтобы в любое время и в любом месте было возможным зафиксировать входящую информацию разного типа.

Существует несколько типов «корзинок»:

  • простой лоток (предназначен для сбора физической информации: печатного, рукописного материала,  предметов);
  • любой бумажный носитель:блокнот, тетрадь или  листочки( предназначен для сбора ментальной информации: идеи, желания, поступающие устные поручения и информация);
  • электронные записные книжки, ПК и КПК (предназначены для сбора физической информации, переведенной в цифровой формат, и ментальной информации);
  • звукозаписывающие устройства(предназначены для сбора ментальной информации);
  • электронные ящики(предназначены для сбора электронных писем).

В зависимости от ваших потребностей, сферы занятости, финансовых возможностей, видов входящей информации создайте свою систему сбора, определив перечень необходимых «корзинок» и приступаем к сбору  информации.

1.Осуществляем сбор физического материала:

  • документы и физические предметы (в том числе блокноты, ежедневники с записями);
  • все, что хранится на рабочем столе;
  • все, что хранится на других рабочих поверхностях;
  • все, что хранится в ящиках стола, шкафах, полках и т.д

2.Осуществляем сбор ментального:

  • все, что хранится в «оперативной» памяти мозга выписываем на листочки;
  • электронные сообщения;

3. Если что-то не помещается в корзину(габаритное ), просто напишите на листочке заметку об этом и положите в корзину.

Перечень того, что при сборе остается неприкосновенным (не попадает в корзину сбора):

  • канцелярия;
  • сопутствующие материалы(материал по проектам, справочники, книги, телефонный справочник и тд);
  • элементы декора;
  • оборудование, мебель.

После того, как все свои «незавершенности» собрали в «корзинки», можно переходить к следующему шагу — обработке входящей информации.

Если вы по-прежнему верны вашему решению внедрить систему GTD в свою жизнь, напишите о тех действиях, которые вы выполнили уже сегодня для того, чтобы привести свои дела в порядок.

Желаю успехов!

Комментарии:

Leave a Comment