Техника Pomodoro: как стать более продуктивным и успевать в разы больше

tekhnika pomidoraМногие задаются вопросом, как повысить свою продуктивность? Сегодня найдется немало тех, кто посвящает работе более положенных 40 часов в неделю, лишая себя возможности общения с семьей, занятий любимым делом или хобби. Как следствие этого, появляются жалобы на нехватку времени и большие объемы работы. Но причина этой проблемы, мне видится, совсем в другом: мы не умеем эффективно использовать время и концентрироваться на решении одной задачи.

Сталкивались ли вы с подобной проблемой? Сегодня в статье пойдет речь об организации рабочего времени и увеличении своей продуктивности в течение дня с помощью простой, но очень эффективной техники Pomodoro или техники Помидора.

Изобретателем техники Pomodoro(помидора) стал итальянец Франческо Чирилло (Francesco Cirillo) и такое название техника получила благодаря применению кухонного таймера в виде помидора.

Какую проблему решает техника помидора

Цель техники Pomodoro (помидора) — научиться работать концентрированно и  заключается в чередовании 25 минутной работы над одной задачей и 5 минутного отдыха.

Помидором будем называть 25 минутный отрезок времени сфокусированной, концентрированной работы над одной задачей и 5 минутного отдыха.

Помидор = работа 25 минут + отдых 5 минут

Основные инструменты техники помидора

Для применения техники Pomodoro (помидора) нам понадобится:

  • лист “Список задач” — для записи всех поступающих дел, задач по мере их возникновения;

spisok zadach

  • лист “План на сегодня” — список задач на сегодня, расставленных в соответствии с вашими приоритетами;

plan na segodnya

  • лист “Архив” — для сбора данных по результативности и продуктивности ваших действий;

arhiv zadach

  • таймер

Скачать бланки листов можно здесь.

Следуем правилам техники помидора

Правила техники помидора:

  • помидор не делим и не прерываем;
  • в случае вынужденного прерывания помидор начинается заново. Прерванный помидор не учитывается;
  • задачу более 5-7 помидоров нужно разделить на несколько подзадач;
  • задачи меньше одного помидора группируем не несколько штук;
  • каждый помидор должен приносить конкретный результат

Как это работает?

Пошаговый алгоритм техники Pomodoro(помидора):

  1. Заполняем лист “Список задач”, записывая в него все задачи (рабочие и личные) по мере их возникновения.О том как составить и вести правильный список задач можно прочитать здесьspisok del
  2. В начале каждого дня выбираем задачи из листа “Список задач”, которые необходимо выполнить сегодня.
  3. Записываем выбранные задачи в лист “План на сегодня”и оцениваем, какое количество помидоров необходимо для выполнения каждой задачи. Напротив каждой задачи ставим количество помидоров, которое нам нужно для ее решения. Для обозначения запланированного помидора используем знак “□”tekhnika pomidora blank
  4. Определяем приоритетность задач в соответствии с нашими целями. О том, как приоритезировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра можно прочитать здесь
  5. Выбираем самую приоритетную задачу и ставим таймер на 25 минут
  6. Работаем над задачей до сигнала таймера, избегая любых отвлечений
  7. После звонка таймера ставим “Х”в квадратик напротив задачи, над которой работалиtekhnika pomodoro
  8. Делаем перерыв в работе на 5 минут
  9. Повторяем шаги 5-8
  10. Каждые 4 помидора делаем перерыв на 20-30 минут
  11. Когда задача решена, вычеркиваем ее из листа “План на сегодня” и из листа “Список задач” или ставим знак “V” напротив выполненной задачиmetodika pomodoro
  12. Проводим приоритезацию задач (прошло определенное время и ситуация с приоритетами может поменяться)
  13. Переходим к выполнению следующей по приоритету задаче из листа “План на сегодня”
  14. Повторяем шаги 4-13
  15. В конце каждого дня завершенные задачи, количество выполненных помидоров должны быть перенесены в лист “Архив”

metodika pomidoraЧто делать, если не успели выполнить задачу?

Часто, особенно первое время применения техники помидора, получается, что спланировали не достаточно времени на решение той или иной задачи. Например, задача «Проверка и подписание договора» заняла не один помидор, как планировали, а два. Тогда в нашем листе «План на сегодня» напротив этой задачи ставим кружочек (дополнительный незапланированный помидор) и знак кружочка с крестиком, в случае выполнения дополнительного незапланированного помидора.

tekhnika pomodoro primer

tekhnika pomodoro primer

Как бороться с отвлечениями?

Казалось бы идеальный регламент работы, но тут “раз” и в нашу налаженную работу врываются отвлечения — зазвенел телефон, прибежал коллега с приглашением на чай, появились уведомления электронной почты или просто в голову пришла неожиданная мысль… Как быть в таком случае, как сочетать вынужденные прерывания в работе и выполнение поставленных задач?

Техника Pomodoro решает проблему фокусировки на задаче и предлагает следующий алгоритм действий при поступлении прерываний (отвлечений) от внутренних и внешних источников:tekhnika pomidora otvlecheniya
Разберем применение этого алгоритма для наглядности на примере нашего списка дел.

Из “Списка задач” вы выбрали задачи, которые намерены выполнить сегодня и записали их в порядке приоритетности в “План на сегодня”. Оценили, сколько помидоров потребует решение каждой задачи и приступили к выполнению первой задачи, заведя таймер на 25 минут.

В какой-то момент вам поступает вызов к руководству компании — это прерывание от внешнего источника, которое вы не можете отменить. Поэтому останавливаем выполнение текущей задачи, останавливаем таймер и ставим “-” в квадратике отмененного помидора. Идем к начальнику и получаем от него срочное поручение подготовить ответ на письмо в течение текущего часа.

Возвращаемся на рабочее место, в лист “План на сегодня” в раздел “Не запланировано и срочно” записываем поступившую срочную задачу, оцениваем сколько помидоров необходимо для ее решения, заводим таймер на 25 минут и приступаем к ее выполнению.tekhnika pomidora primer

После решения срочной задачи возвращаемся к выполнению предыдущего дела — “Провести контроль поручений”.

Вы благополучно завершаете выполнение этой задачи, затратив на нее как и планировали 2 помидора, перешли к выполнению следующей задачи -”Проверить и подписать договор на оказание услуг”.

При выполнении первого помидора этой задачи в ваш кабинет заходит коллега с просьбой помочь разобраться с отчетом. Это внешние прерывание, которое вы можете отложить, объяснив коллеге, что выполните его просьбу через 20 минут (ровно столько у вас остается до завершения начатого помидора).

Ставим точку над прерванным помидором в лист “План на сегодня”, задаем себе вопрос: “Это нужно сделать сегодня?”. В виду того, что вы пообещали коллеге, что окажите ему помощь, записываем поступившую задачу в лист “План на сегодня” в раздел “Не запланировано и срочно”, обеспечивая себе запоминание обещания и продолжаем выполнять текущий помидор текущей задачи, пока не прозвенит таймер. После чего ставим “Х” в квадрате завершенного помидора.tekhnika pomodoro primer

Не смотря на то, что задача решена не полностью, но вы дали обещание коллеге, то после пятиминутного отдыха мы направляемся к коллеге для оказания помощи. Задачи, которые выполняются совместно с кем-то, не всегда целесообразно измерять в помидорах. В данном случае задачу принято решение не измерять. Выполнив свое обещание перед коллегой, приступаем к решению задач согласно “Плана на сегодня”.

При выполнении следующей задачи, вы вспомнили, что хотели навести порядок в ящике стола — это внутреннее прерывание. Ставим точку над текущим помидором, таймер продолжает работать и задаем себе вопрос: “Это нужно выполнить сегодня?” metodika pomodoro primerЕсли выполнять задачу немедленно не обязательно, то записываем эту задачу в лист “Список задач” и при необходимости устанавливаем срок ее исполнения, затем продолжаем выполнять текущий помидор и следовать “Плану на сегодня”.spisok zadach tekhnika pomidora

Таким образом, вы “оберегаете” свой помидор(тем самым и выполнение поставленной задачи) от прерывания, а также:

  • продолжаете сфокусировано работать над текущей задачей,
  • следовать своему плану,
  • не забывать о входящих задачах

Как выглядит рабочий день?

В технике Pomodoro выделяются два особенных помидора:

  1. организационный
  2. итоговый

Организационный помидор включает в себя действия, которые вы совершаете в начале дня для настройки рабочего процесса (проверка почты, просмотр ежедневника и списков задач, планирования дня, подготовка рабочего стола, чашка чая с коллегами и т.д). Основная задача организационного помидора — объединить все систематические отвлечения в один помидор.

Итоговый помидор предназначен для подведения итогов и анализа прошедшего дня, планирования следующего дня.

В целом рабочий день может выглядеть следующим образом:tekhnika pomidora rabochij den'

Что нам дает техника Pomodora?

  1. Фокусировка внимания на одной задаче, повышается внимание, удаляются прерывания
  2. Статистика работы. Отслеживается сколько времени уходит на решение задач (своеобразный хронометраж) и сколько задач решено.
  3. Оценка продуктивности: какое количество помидоров удалось сделать за день, неделю и т.д
  4. Навык прогноза расхода времени на выполнение разных типов задач. Ежедневно отмечаем сколько помидоров ушло на решение задач, повышается реалистичность планирования.
  5. Помогает организовать рабочее время

В статье иллюстрацией применения техники Pomodoro стал пример использования простого таймера и бумажных бланков. Если вы любитель применения электронных инструментов, то сегодня имеется большой спектр электронных приложений и программ метода Помидора, которые автоматизируют большую часть техники и предоставят массу полезной информации для анализа и самосовершенствования в теме управления рабочим временем.

Еще больше информации по технике  можно прочитать в книге автора на русском , а также в книге Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»

Готов ли ты выйти на новый уровень планирования и повысить свою продуктивность? Тогда начни свой первый “помидор” прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

 

Комментарии:

1 Комментарий

Leave a Comment