Wunderlist и GTD. Как организовать свою жизнь и бизнес? Часть 2

wunderlist-i-gtd-kak-organizovat-svoyu-zhizn-i-biznes

 

Приветствую читателей блога ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Продолжим сегодня разбираться в том, как можно создать собственную систему по управлению своими делами, да и жизнью в целом. Продолжим выстраивать процесс интеграции всемирно известной системы Дэвида Аллена GTD и одного из самых простых инструментов управления задачами – программы Wunderlist.

В предыдущей статье мы создали 9 списков. Сегодня разберем подробнее назначение и принцип работы каждого из них.

Зачем нужен список (папка) «Входящие»?

Входящие – это временное хранилище всей поступающей к нам информации: мысли, идеи, дела, проблемы и т.д.

Она нужна для того, чтобы быстро добавлять новую информацию в систему, не отвлекаясь от текущих дел.

Записи делаются в любой формулировке и без каких-либо правил. Главная задача «Входящих» — «засасывать» все, что вас волнует и заботит. Чем тщательнее это будет происходить, тем лучше будет работать ваша система управления делами.

Этот список формируется в течение дня и обрабатывается один раз в день (утром или вечером).

Обрабатывается список «Входящие» по схеме Дэвида Аллена.

algoritm-gtd

Старайтесь сделать так, чтобы список «Входящие» был пустой в конце каждого дня (или каждое утро).

Итак, «Входящие» — это список, куда временно попадает любая ваша информация и переходит в другие списки только после принятия вами решения, что с ней необходимо сделать. Целый день информация скапливается во «Входящих», в конце дня (или утром следующего дня) – сортируется по спискам, расположенным ниже.

Следующие действия и проекты

Список «Следующие действия» представляет собой совокупность простых одношаговых задач.

Список «Проекты» — это список задач, решение которых достигается за более чем одно простое действие. Дробим такие задачи на простые элементарные действия, т.е создаем подзадачи.
Процесс «дробления» большой задачи на мелкие в тайм-менеджменте называю еще «резать слона на кусочки».

Любой задаче из «Следующих действий» или подзадаче из списка «Проекты» можно задать дополнительно срок исполнения.

Задавая задаче или подзадаче срок исполнения, задача начинает дополнительно отображаться в списке «Сегодня» или в списке «Неделя» в зависимости от установленной даты.

Контекст

Список «Контекст» в предлагаемой системе представляет собой задачи-заметки, содержание которых является тегом или меткой, и начинается со специального символа «#».

Количество задач в списке будет совпадать с количеством используемых вами меток. Список «Контексты» не является списком как таковых задач, это список названий контекстов, которые вы будете использовать в своей системе.

Количество и название меток (тегов) каждый определяет сам в зависимости от стиля жизни, потребностей, занятости и предпочтений.

Имеется стандартный набор контекстов, который подходит каждому, создадим его в нашей версии системы управления делами. Для этого нажимаем левой кнопкой мыши на список «Контексты» и в правой части рабочего окна устанавливаем курсов в поле «+Добавить задачу» и пишем название тега: «#дом», нажимаем «Enter».

gtd-i-wunderlist

Аналогичным образом создаем задачи-теги:

  • #офис
  • #навыезде
  • #звонки
  • #компьютер
  • #ожидание
  • #просмотр
  • #купить
  • #муж, #жена, #Иванов(фамилия дана для примера, указываем фамилии или имена людей (знакомых, членов семьи, коллег, партнеров, начальника, т.е тех, с кем вы больше всего взаимодействуете при решении большинства задач)

sistema-gtd-i-wunderlist

 

Теперь любой задаче из «Следующих действий» или подзадаче из списка «Проекты» можно задать дополнительно еще и контекст.

Цели

Список «Цели» будет представлять собой список задач с названием целей. Этот список так же, как и в список «Контексты», не содержит как таковых задач, это скорее список заметок с названием и описанием ваших целей.

Краткое название цели мы пишем в поле «+Добавить задачу», а описание цели в поле «Добавить заметку» в дополнительном меню к задаче.

Для чего создается такой список задач-заметок по целям?

Цели являются для нас ориентиром, фокусом для определения приоритетности задач. Если мы не поставим перед собой цели, то выполняя машинально задачи, мы будем очень продуктивны, будем крутиться как белка в колесе, но не достигнем желаемого. Только поставив перед собой цели и выполняя в приоритетном порядке задачи, приближающие нас к этой цели, мы сможем двигаться вперед.

Для того чтобы ежедневно планировать и выполнять в первую очередь задачи по вашим целям, мы и создали в системе список-напоминание «Цели». А для того чтобы в системе выделить те самые главные задачи по целям, будем отмечать такие задачи маркером «звездочка». В этом случае, задачи по целям отобразятся в автоматически созданном списке «Отмеченные».

Цели можно создавать годовые, квартальные, месячные и желательно, чтобы их было не более 3-5 в каждом периоде.

Когда-нибудь

В списке «Когда-нибудь» будут находиться задачи, которые вы не намерены выполнять в данный период жизни, т.е неопределенные задачи на будущее. Это задачи, которые вам интересны больше как идеи, мечты, желания и, чтобы их не забыть, можно поместить в такой список.

Почему важно вести список таких задач-желаний? В любой момент при определенных обстоятельствах такое желание может перерасти в настоящую задачу или проект.

Что делать со справочной информацией?

До сих пор мы создавали списки для сортировки задач-действий, а сейчас рассмотрим вариант хранения и систематизации информации, не требующей от нас конкретных действий, но важной и полезной для нас. Например, информация о днях рождениях близких и знакомых, кулинарные рецепты, информация по проектам и задачам и т.д Предлагаю хранить такую информацию в списке «Архив».

Список «Архив» будет представлять собой совокупность тематических списков, содержащих только информацию.

Создадим некоторые стандартные списки информации.

Для этого, как уже делали ранее, нажимаем левой кнопкой мыши на поле «+Создать список». В появившемся меню пишем название списка- «Памятные события» и нажимаем «Сохранить».

 

Аналогичным образом создаем списки:

  • «Чек-листы»
  • «Рецепты»
  • «Обучение».

Количество таких тематических списков и их название каждый определяет сам по своим потребностям. Советую сразу не спешить с созданием большого количества тематических списков, в процессе работы вы всегда сможете создать дополнительные списки.

Теперь объединим созданные тематические списки с информацией в одну папку. Для этого левой кнопкой мыши нажимаем на список «Чек-листы» и перетаскиваем на список «Памятные события». В результате появляется новая папка, объединяющая в себе «Чек-листы» и «Памятные события».

sistema-gtd-i-wunderlist

 

Можно поступить другим образом. Нажимаем правой кнопкой мыши на список «Памятные события» и в появившемся меню выбираем «Создать папку».

Новую папку называем «Архив» и перетаскиваем в него оставшиеся тематические списки.

Подведем итоги

1.Вся поступающая информация записывается в папку «Входящие».

2. Вся информация «прогоняется» по схеме Дэвида Аллена.

3. Все, что поступает в папку «Входящие» делится на действия и информацию.

4. Действия, т.е задачи делятся на две категории:

—   одношаговые простые задачи, место хранения — «Следующие действия»
— многошаговые сложные задачи, разбиваются на подзадачи, место хранения — «Проекты».

5. Любая задача хранится либо в «Следующие действия», либо «Проекты».

6. Все задачи и подзадачи из «Следующие действия» и «Проекты» группируются по контексту.

7. Задачам, которые должны быть выполнены в строго конкретный срок, устанавливаем срок исполнения. При этом возникает дополнительное место хранения таких задач – «Сегодня» (срок исполнения совпадает с текущей датой) или «Неделя» (срок исполнения в течении 7 дней от текущей даты).

8. Приоритетность выполнения задач определяется поставленными целями. Задачи по целям отмечаются «Звездочкой». Дополнительное место хранения – «Отмеченные».

9. Списки «Цели», «Следующие действия», «Проекты» необходимы для планирования,
Списки «Сегодня», «Неделя», «Контексты», «Отмеченные» — для исполнения.

10. Место хранения информации – папка «Архив», состоящая из тематических списков.

Мы завершили построение скелета вашей будущей системы управления задачами. В следующей статье я расскажу и покажу на конкретных примерах, как это работает.

Если вы не хотите утопать в рутине, не упускать важное и двигаться вперед к своим целям, строй свою систему! И это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Подписывайтесь на обновления блога, чтобы не пропустить следующую статью и новые знания! Делитесь с друзьями!

Комментарии:

Leave a Comment