Wunderlist и GTD. Как организовать свою жизнь и бизнес? Часть 3

wunderlist-i-gtd-kak-organizovat-svoyu-zhizn-i-biznes

 

Здравствуйте, читатели блога!
Мы подошли к заключительной части построения личной системы управления делами. Начало процесса построения системы можно посмотреть здесь и здесь. Посмотрим на конкретных примерах, как работает созданный тандем GTD и программы Wunderlist, а также познакомимся с тем, как обрабатывать входящую информацию и применять схему Дэвида Аллена. Постараюсь предельно подробно описать и показать на скриншотах эти процессы.

Практические кейсы

В течение дня поступила следующая информация:

  1. Не забыть оплатить кредит
  2. Подарок на день рождения сестре
  3. Уборка дома
  4. Позвонить клиенту
  5. Купить продукты
  6. Получить водительские права (не плохо бы было)
  7. Поменять провайдера домашнего интернета
  8. Выпивать ежедневно по 5 стаканов воды
  9. Записаться на прием к врачу
  10. Узнать у Маши рецепт пирога

Информация поступала из разных источников: что-то мы вспомнили, что-то поступило через e-mail, звонки, из общения с другими людьми и т.д Важно все, что вас так или иначе волновало и заботило в течение дня записать во входящие. В нашем примере во входящих появляется 10 записей.

gtd-i-wunderlist

Перейдем к обработке «Входящих». И начнем с первой заметки – «Не забыть оплатить кредит».

1.Не забыть оплатить кредит

Прогоняем эту заметку по схеме Дэвида Аллена:

-С этим можно что-то сделать (подразумевает ли данная информация выполнение конкретного действия)?
-Да (требуется зайти на сайт «Сбербанк онлайн» и выполнить платеж), значит это задача.

-Какое следующее действие?
-Зайти на сайт и выполнить платеж.

-Это займет меньше 2 минут?
-Нет.

— Я могу это делегировать?
— Нет.

-Когда я могу ее выполнить (до какого времени могу отложить ее выполнение)?
-Платеж необходимо совершить 5 числа каждого месяца.

Исходя из этих ответов, заметка «Не забыть оплатить кредит» является одношаговой задачей «Оплатить кредит», которую вы выполняете сами в определенный день.

Исходя из полученных данных, перемещаем нашу заметку в список «Следующие действия» (т.к это одношаговая задача). Для этого нажимает левой кнопкой мыши на поле задачи и, удерживая, перетаскиваем в список «Следующие действия». Теперь мы видим, что заметка ««Не забыть оплатить кредит» исчезла из списка «Входящие» и появилась в списке «Следующие действия».

 

gtd-i-wunderlist

Теперь необходимо переименовать задачу, установить ей контекст, срок и регулярность и добавить необходимую для ее выполнения дополнительную информацию. О том, как правильно формулировать задачи можно прочитать в этой статье.

Заметку «Не забыть оплатить кредит» переименуем в задачу «Оплатить кредит». Для этого в дополнительном меню к задаче в поле названия задачи пишем «Оплатить кредит»

Устанавливаем контекст. Выполнить эту задачу, например, можно на компьютере, ,т.е присваиваем контекст «Компьютер». Для этого в поле с название задачи дописываем тег «#компьютер». В названии задачи тег будет выделен синим цветом.

Затем, задаче устанавливаем срок и регулярность. Также можно выбрать дату напоминания о задаче.

Дополнительно можно в поле заметки добавить ссылку на сайт, через который проходит оплата кредита или любую другую важную информацию, необходимую при выполнении этой задачи (например, размер платежа)

Наша задача начинает отображаться в списке «неделя» (т. срок исполнения в течение 7 дней от текущей даты)

wunderlist-i-gtd

Переходим к обработке второй заметки из «Входящих» — «Подарок на день рождения сестре».

2.Подарок на день рождения сестре

Прогоняем заметку по схеме и получаем следующие метрики:

  • это многошаговая задача, т.е проект. Так как требуется определить что и где купить в подарок, затем купить подарок, возможно, его упаковать т т.д
  • у проекта есть крайний срок исполнения (дедлайн).

Перемещаем задачу «Подарок на день рождения сестре» в список «Проекты». Как видим, эта задача исчезает из списка «Входящие» и появляется в списке «Проекты».

wunderlist-i-gtd

Меняем формулировку задачи – «Купить подарок на день рождения сестре».

Разбиваем задачу на подзадачи. Например, «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках»,
«найти интернет-магазин и сделать заказ», «купить упаковочный материал».

Для этого в дополнительно меню к задаче «Купить подарок на день рождения сестре» в поле «+Добавить подзадачу» пишем «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках» и нажимаем «Enter». Появляется следующее поле «+Добавить подзадачу», куда записываем вторую подзадачу и т.д

wunderlist-i-gtd

К сожалению в программе Wunderlist  нельзя устанавливать контекст и срок для подзадач. Таким образом, список подзадач для нас будет планом действий по проекту.

Можно прописывать сразу все необходимые действия для решения корневой задачи, можно прописывать только одно первую подзадачу, а после ее реализации дописывать следующие. Это зависит от ваших предпочтений и самой задачи. В нашем примере, мы определили план действий.

Выбираем первую подзадачу и определяем контекст ее выполнения. Например, для выполнения подзадачи «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках»,можно позвонить ей по телефону.

Дописываем тег «#звонки» в название корневой задачи «Купить подарок на день рождения сестре» или в названии подзадачи «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках».

Затем устанавливаем срок в меню корневой задачи «Купить подарок на день рождения сестре». Срок можно установить для задачи в целом или для первой подзадачи, выполнение которой мы запланировали. Я предпочитаю устанавливать сроки только в крайних случаях, т.е только тогда, когда задача или подзадача должна быть выполнена именно в этот день, в любой другой день ее выполнить будет невозможно или нецелесообразно.

Так подзадачи в нашем примере можно выполнять абсолютно в любой день, главное успеть выполнить все подзадачи до наступления дня рождения сестры. Поэтому в нашем случае, предлагаю установить срок для корневой задачи «Купить подарок на день рождения сестре». Например, день рождения сестры – 20.07, мы установи срок исполнения задачи – 19.07. Дополнительно можно установить напоминания о важном событии, например — каждый понедельник.

Также можно добавлять дополнительную информацию по задаче( ссылки интернет-магазинов, идеи подарков, цены, контакты и прочее).

wunderlist-i-gtd

 

Также можно (очень советую!!!) сделать заметку с датой рождения сестры в списке «Памятные события» вашего Архива.

Для этого, левой кнопкой мыши выбираем из список «Памятные события» и добавляем задачу «День рождения сестры», устанавливаем дату и регулярность – «ежегодно». Теперь вы никогда не забудете о важных событиях в вашей жизни.

wunderlist-i-pamyatnaya-kniga

 

3. Уборка дома

Снова прогоняем информацию по схеме. Получаем следующие метрики:

  • это задача
  • задача одношаговая
  • сделать это можно только находясь дома
  • выполнить можно при любой возможности, т.е срок конкретный не установлен

Переносим задачу в список «Следующие действия», переформулируем как «Убраться дома», добавляем контекст «Дома».

wunderlist-i-konteksty

 

4. Позвонить клиенту

Это простая одношаговая задача, выполнимая при возможности делать звонки по телефону, срок у задачи допустим определен на сегодня.

Тогда задачу «позвонить клиенту» направляем с список «Следующие действия», добавляем контекст «Звонки» и устанавливаем срок – текущая дата. В этом случае нашу задачу видим с списке «Следующие действия» и в списке «Сегодня».

wunderlist-i-konteksty

5. Купить продукты

Это простая одношаговая задача, которую вы могли бы выполнить после работы по дороге домой.

Таким образом, задачу «купить продукты» направляем в список «Следующие действия» и добавляем контекст «#навыезде», устанавливаем дату — сегодня. Также для выполнения такой задачи неплохо бы иметь список покупок, его можно создать в заметке к задаче.

wunderlist-i-spisok-pokupok

6. Получить водительские права

Допустим на сегодняшний день это будет больше ваше пожелание, конкретные действия вы пока не планируете. Тогда запишем данную информацию в список «Когда-нибудь». Периодически будем просматривать этот список и возможно наступит момент, когда вы будете готовы начать практические действия на пути к этой мечте.

wunderlist-i-spisok-kogda-nibud

7. Поменять провайдера домашнего интернета

Проанализировав эту информацию по схеме, мы поняли, что это задача-проект и его можно поручить выполнить, например, мужу. Задачу перетаскиваем в «Проекты», добавляем тег «#ожидание» и «#муж».

wunderlist-i-proekty

8. Выпивать ежедневно по 5 стаканов воды

Эта задача из серии задач-привычек, которая должна выполняться на регулярной основе. С такими задачами можно поступать так. Разбиваем задачу на 5 подзадач, устанавливаем срок выполнения – сегодня и регулярность – ежедневно. Переносим задачу из «Входящих» в «Проекты».

wunderlist-i-zadachi-privychki

По мере выполнения подзадач, будет виден прогресс исполнения задачи и мотивировать вас на дальнейшие свершения.

wunderlist-i-zadachi-privychki

9. Записаться на прием к врачу

Допустим, что мы уже знаем телефон доктора и нам необходимо всего лишь набрать номер и договориться о дате приема.

В связи с таким предположением, задачу переносим в «Следующие действия», присваиваем тег «#звонки».

wunderlist

10. Узнать у Маши рецепт пирога

Задача предполагает позвонить подруге Маше и узнать рецепт пирога, а затем сохранить его в своей системе.

Переносим задачу в «Следующие действия», добавляем тег «#звонки».

sistema-gtd-i-wunderlist

А когда позвоним и запишем рецепт, сохраняем его в заметке в списке «Рецепты» нашего Архива.

wunderlist-i-spravochnye-materialy

Таким образом, мы закончили разбор входящих и рассортировали все задачи.

Как уже отмечалось ранее, что наши действия и приоритетность выполнения задач должна определяться нашими целями. В нашей системе предусмотрен список «Цели». Давайте предположим для наглядности, что в нашем примере одной из целей является финансовая цель – «Погасить кредит досрочно».

Создадим соответствующую задачу в списке «Цели». Детализируем нашу цель — пропишем план действий, сроки в поле заметки.

wunderlist-i-celi

Затем, исходя из обозначенного плана достижения цели, нужно сформулировать конкретные задачи. Например, в нашем случае, у нас есть уже задача «Оплатить кредит». Она относится к достижению нашей цели.

Предлагаю отмечать задачи по вашим целям маркером «Звездочка», тогда вы будете всегда видеть сколько главных задач у вас и как вы их выполняете. Главные задачи всегда будут в начале списка.

wunderlist-i-celi

Это был этап планирования — задачи рассортированы по спискам, контекстам, установлены сроки

Теперь перейдем к этапу выполнения рассортированных задач. Все, что на необходимо выполнить находится в списках: «Сегодня», «Неделя», «Контексты», «Отмеченные».

«Сегодня» и «Неделя» — это срочные задачи, т.е задачи которым установлен конкретный срок исполнения.

«Отмеченные» — это приоритетные задачи или задачи по целям.

«Контексты» — задачи, которые выполняем в удобное время при определенных условиях (контекстах), а также делегированные задачи для контроля.

Начинаем свой день с выполнения задач из списка «Отмеченные», затем из списка «Сегодня». Потом проводим обзор задач из списка «Неделя»на предмет того, можно ли что-то выполнить раньше. Затем в течение дня выполняем дела из списка «Контексты». Как пользоваться этим списком?

Как говорилось ранее список «Контексты» представляет собой список задач-заметок. Нажимаем на него и выпадает список всех наших контекстов (в отличии от задач они написаны синим цветом). А нажимая на конкретный тег, появляется список всех задач с таким же тегом.
Например, в течение дня есть время и возможность сделать звонки. Идем в список «Контесты», выбираем тег «#звонки» и получаем список всех звонков, которые вы планировали в своей системе.

wunderlist-i-konteksty

Затем вы направляетесь домой из офиса и смотрите тег «#навыезде».Покупаем продукты по списку.

wunderlist-i-konteksty

Приехали домой и открыли тег « #дом». Сделали уборку.

Ежедневно проверяем тег «#ожидание» для контроля делегированных задач.

Таким образом, система дает возможность устанавливать приоритетность задач исходя из целей, не забывать о срочных задачах, выполнять подряд однотипные по контексту задачи, что увеличивает вашу продуктивность в разы и помогает держать под контролем делегированные задачи.

А также у вас формируется личный архив полезной и нужной именно для вас информации. И все это в одном месте!

Надеюсь, что эта серия статей пригодится всем, кто начинает приводить свою жизнь в порядок, кто любит управлять своей жизнью, а не плыть по течению.

Главное помните, что каждая завершенная задача – это еще один шаг к достижению одной из ваших целей! И они находятся под вашим контролем!

Понравился материал – не забудь внедрить в течение 72 часов от текущего момента!

И это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Буду рада вашим комментариям!

Понравилась статья — ставьте лайк и делитесь с друзьями!

Комментарии:

1 Комментарий

  • Алексей:

    Думаю что wunderlist можно использовать только для ведения списков (следующие действия, чек-листы, проекты, контексты). Для списков это идеальное приложение с быстрой и бесплатной синхронизацией и с красивым дизайном.

    Для задач с датами лучше пользоваться календарем, например Google Calendar.

    Для заметок использовать использовать Evernote.

Leave a Comment