Как навести порядок в файлах на компьютере или 7 шагов к порядку

kak-navesti-porjadok-v-fajlah

Приветствую читателей блога ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

В этой статье я поделюсь алгоритмом как навести порядок в файлах и папках на вашем компьютере, который поможет каждому читателю стать организованными и сделает вашу работу с информацией более эффективной. А выполнение всего семи шагов сэкономят многие часы вашего времени.

Итак, вы готовы упорядочить ваши файлы и папки? Отлично! Тогда вперед!

1. Создание четкой файловой структуры

Главная задача на данном шаге — придумать и создать собственную файловую структуру. Процесс этот сугубо индивидуален и не содержит единственно верного решения. Однако можно выделить основные моменты, которые значительно облегчат процесс создания собственной файловой системы.

  • Самым естественным способом организации хранения файлов на компьютере является создание папок, каждая из которых должна соответствовать определенной категории. Например, папка «Видео», «Игры», «Музыка», Фото», «Рабочая», «Загрузки» и так далее.
  • Если пользователей компьютера несколько, вы можете использовать систему, основанной на хранении файлов по пользователям компьютера ( «Мои файлы», «Файлы супруги», «Файлы сына» и т.д).
  • Создавайте столько уровней вложенности папок, сколько нужно. Замечайте и используйте возможность сгруппировать в отдельной папке набор связанных файлов. Например, объединяйте во вложенные папки песни одного исполнителя, фото с одного мероприятия, документы, полученные от одного клиента
  • При создании структуры папок придерживайтесь простой логики:
    -«родительские» папки сортируют файлы по более важным для вас критериям;
    -«дочерние» (вложенные) – по менее важным.
  • Какую бы систему организации вы ни создали, привыкайте создавать новые каталоги постоянно.

    Каждый документ в вашем компьютере обязан иметь свой дом, как вещи в шкафу, должны иметь свое место

  • Папки создаем не на диске «C», а на диске «D», если он у вас есть и там достаточно места.
    И запоминаем, что диск С предназначен только для системных документов, для установки программ! Остальное — фото, видео, документы по работе и личные, карты, книги и так далее должно храниться либо на съемном жестком носителе, либо на диске D. Такой подход, существенно ускоряет работу компьютера, он меньше тормозить и зависает.

    Диск «C» ТОЛЬКО для операционной системы и программ! Все свои документы, фотографии, музыку и фильмы храните на диске «D»

2. Аудит и сортировка «старых» файлов

Создаем папку «Архив» на диске D. Все файлы, которые хранятся на вашем компьютере перенесите в созданную папку «Архив»
Затем переберите каждый ваш файл вручную и разложите их по вашей новой структуре, используя три правила:

  • если вам некуда положить новый файл – создайте для него подходящую по тематике папку;
  • если файл «просится» сразу в две (три и т.д.) папки –сохраните наиболее подходящую тематическую папку, а остальные – удалите, предварительно перенеся все ценное в другие папки;
  • не храните ненужные файлы.
Сортировку файлов, в виду ее рутинности, можно выполнять частями и разделить на 15-ти минутки. Ежедневно выделяйте 15 минут на сортировку «старых» файлов и постепенно все разложите по полочкам. Затем папку «Архив» можно удалить.

3.Создайте папку «Входящие»

В своей файловой системе создайте папку «Входящие».  Эта папка предназначена для недавно созданных или скачанных файлов, которые вам еще предстоит отсортировать или обработать. Вы можете подобную папку назвать иначе, например, «INBOX», «Загрузки» или «Downloads».

После создания папки «Входящие» не используйте никакую другую папку для хранения не разобранных и рабочих файлов. Создавая или получая новый файл, сразу же помещайте его во «Входящие», тогда в вашем компьютере будет всегда чистота и порядок.

Папка «Входящие» на вашем компьютере должна быть одна. Два совета, позволяющие избегать создание дублей папки «Входящие»:

  • установите папку «Входящие» для сохранения файлов по умолчанию во всех программах;
  • установите папку «Входящие» для скачивания файлов по умолчанию во всех браузерах.

Не допускайте переполнение папки «Входящие». Для этого:

  • Регулярно (хотя бы 1-3 раз в день) просматривайте папку «Входящие»
  • Файлы, работа над которыми закончена, сразу помещайте в предназначенное для них папку.
    Если вы замечаете во «Входящих» файл,находящийся там, продолжительное время, признайте, что на самом деле вряд ли он вам нужен и поместите его в «Корзину»

4. Создавайте правильные имена файлов

Создайте шаблоны файловых имен

Когда количество файлов в одной папке переваливает за несколько десятков, возникают сложности с поиском нужного документа. Зачастую название файла не несет в себе информацию о том, что находится внутри документа. В связи с этим, предлагаю простой способ облегчить процесс создания «информационного» названия файла — создать шаблон файловых имен для каждого вашего информационного потока.

При построении шаблона имен следуйте правилам:

  • отразить суть документа в имени файла
  • используем дату в названии файла
    — в начале названия файла, если актуальность документа зависит от времени его создания;
    — в конце названия файла, если информация и содержании файла важнее даты его создания.
  • элементы имени файла выстроить от общего – к частному (от даты, темы, адреса и т.д. – к содержимому файла)
  • даты выстраивались от большего – к меньшему (год – месяц – день)

Подходите к именованию файлов вдумчиво

  • Никогда не создавайте файлы с бессмысленными именами типа «Документ1.doc». Потратьте время и придумайте название, которое точно описывает, что находится внутри документа.
  • Избегайте длинных имен файлов
  • Использование длинных имен файлов говорит о том, что ваша файловая система недостаточна четкая и глубокая.

Итак, выделите свободное время в течение нескольких дней для наведения порядка в файлах. Последовательно, шаг за шагом, дайте новые имена всем старым файлам, переименовывая их согласно шаблонам.

5. Используйте ярлыки

Ярлык обеспечивает пользователю удобный доступ к часто используемым файлам, размещая его как бы в двух местах. Это позволяет всегда обходитесь одной копией файла.

6.Очистите «Рабочий стол»

Никогда не храните файлы и папки на рабочем столе!
Рабочий стол находится на диске C и при переустановке операционной системы вы можете потерять всё его содержимое.
Храните все файлы в нужной папке на диске D, а на рабочий стол выводите только ярлыки!

Алгоритм очистки рабочего стола:

  • Перетащите все файлы с рабочего стола в созданную ранее папку «Архив»(кроме иконок «Мой компьютер» и «Корзина»)
  • Назначьте для объектов первой необходимости (программ, папок, файлов) определенные зоны «Рабочего стола».
    Например:
    — левый верхний угол — для ярлыков важнейших программ и иконки «Мой компьютер» ;
    — правый верхний угол – ярлыки активно используемых папок и самых важных документов ;
    — правый нижний угол — иконка «Корзина»
    Вы можете изменить расположение и назначение зон в зависимости от ваших потребностей.
  • Перенесите из папки «Архив» необходимые файлы в папку «Мои документы», ненужные файлы – удалите.

7.Держите в порядке вашу структуру файлов

Четко придерживайтесь созданной структуры

Бессмысленно потратить долгие часы на наведение порядка во всех файлах и продолжать сохранять свежескачанные документы на «Рабочий стол».
Заведите себе правило, каждый раз, когда мне нечем заняться за компьютером, проведите уборку цифрового мусора.

Правила по поддержанию порядка в системе для хранения файлов:

  1. Храните только те файлы, которые:
  • будут вам полезны;
  • нельзя будет снова скачать при необходимости

2.При создании, скачивании нового файла,сразу же помещайте его в соответствующую папку
3. Если файл нельзя сразу сохранить внутри вашей системы или он вам нужен на небольшое время, то сохраняйте его в папку «Входящие».
4. Разбирайте папку «Входящие» раз в неделю или удаляйте все файлы в ней.

Итак, позади семь трудных шагов по разбору цифровых завалов, результатом которых стала ваша личная система хранения файлов. Единожды потратив время на сортировку документов, поддерживайте наведенный порядок, совершенствуйте созданную систему хранения файлов.

И помните, что привычка содержать в порядке цифровые документы — залог того, что вы будете успевать значительно больше!!

Буду рада, если мой опыт станет ТВОИМ РЕШЕНИЕМ возникающих задач! Мне было бы интересно узнать о вашем опыте уборки цифрового мусора в комментариях!

А здесь можно узнать о моем опыте организации хранения бумажных личных документов!

Поделитесь статьей с друзьями!  Возможно это их вдохновит на уборку в своем компьютере!

Комментарии:

2 комментария

  • Георгий:

    Большое спасибо! Некоторые моменты успели во мне созреть до прочтения статьи, но основная же их масса вынуждает сегодня вечером заняться порядком на компьютере. Спасибо! Пошел читать про бумажные доки.

  • Наталья:

    Благодарю за информацию, все просто, понятно и побуждает к действиям!

Leave a Comment